每天节省2小时

[美] 肯尼斯·齐格勒 著

方颖 译

中信出版社

图书在版编目（ciP）数据

每天节省2小时/（美）齐格勒著；方颖译. —北京：中信出版社，2013.1

书名原文：organizing for success

isBn 978–7–5086–3735–8

i. ①每… ii. ①齐… ②方… iii.①时间－管理－通俗读物 iV. ①c935–49

中国版本图书馆ciP数据核字（2012）第287341号

Kenneth zeigler；organizing for success，second edition

isBn: 978–0–07–173956–6

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每天节省2小时

著者：[ 美] 肯尼斯·齐格勒

译者：方颖

策划推广：中信出版社（china ciTic Press）

出版发行：中信出版集团股份有限公司

（北京市朝阳区惠新东街甲4号富盛大厦2座 邮编 100029）

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目录

引言 时间管理的第4个维度

第1章 快速前进，但迷失方向

第2章 掌控自己的每一天

第3章 使用总清单制订一个可行的计划

第4章 组织和规划高效的一天和一周

第5章 分清工作的优先次序并将你的优先次序告诉同事

第6章 控制并有效使用电子邮件

第7章 规划写作和演讲，效果立竿见影

第8章 组织并提高项目运作效率

第9章 有效地授权

第10章 规划和执行一个有效的会议

第11章 管理电话和干扰

第12章 制定一个简单有效的归档系统

第13章 每天节省2小时

第14章 识别和管理拖沓

附件 时间管理行动计划

献给我最好的朋友和导师——我的父亲。他的爱、理解、忠告和生活方式，激励我永不放弃，为追求卓越坚持不懈。

引言

时间管理的第4个维度

关于如何才能有效地处理巨大的工作量这个话题，人们已有很多观点。你是否早已厌烦了一些旧观点，总想找找有什么新的见解？然而，许多作者依然是在旧观点的基础上添加自己的理解，而不是寻找新的观点和策略。

1996年，美国赫兹（Hertz）租车公司开始提出疑问：为什么经理们总是向公司抱怨压力很大？公司发现经理流动率不断提高且满意度不断下降。然而，令人不解的是，赫兹公司的每位经理人手一本《富兰克林效率手册》（franklin Day planner），为什么还会有这种事情发生？要知道，在那个年代，除非你手里有本《富兰克林效率手册》，否则别人认为你的工作效率非常低。而且，谁的效率手册体积越大，人们就会以此推定其工作越有条理。

我受赫兹公司之邀观察美国赫兹租车公司的一线经理，然后指出问题出在哪儿，并提出可行的解决办法。6个月之后，我向美国赫兹租车公司提交了我的报告。以下是该报告的总结部分：

① 不应该让一线经理使用《富兰克林效率手册》。因为一线经理很少待在办公室，效率手册体积太大而且很笨重，无法随身携带，因此一线经理几乎不用它。

② 我建议一线经理使用非常轻便的活页记事簿或单页纸，可以将其塞进后裤兜儿里，不仅携带方便而且更有用。关键在于，一线经理需要的是一种非常轻便的工具，否则利用价值就很低。当回到办公室时，一线经理就可以将自己的笔记和要做的事情记录在日历上。

③ 当我问赫兹的一线经理，两天前他们都干了什么事情时，他们甚至都记不起来。这是因为只要他们接到任务就马上工作，很少记笔记。

④ 由于一线经理预计每一天都“和往常一样”，因此他们每天制订的计划很不切合实际。我建议他们要搞清楚“和往常一样”的一天到底是什么样子的，并制订一个计划，充分利用“和往常一样”的一天。

⑤ 由于计划制订得不切实际，因此计划几乎不管用。一线经理不得不加班加点以完成每天下班前就应该完成的工作。

⑥ 我发现一线经理最大的问题就是授权。因为他们不知道为什么授权和如何有效地授权，因此授权几乎不管用，被授权者的信心也受到了打击。一线经理最终不得不自己完成任务、项目或报告。他们错失了所有充分利用自己时间和能力的机会。

⑦ 由于一线经理几乎事必躬亲，导致工作时间越来越长。而且，由于他们在思想上没有对工作和生活加以区分，因此即便在家的时候，他们仍然想着工作上的事情。结果，他们就好像一直没下班，紧接着第二天又上班了。所有这些导致身体过度疲劳。这就是我建议一线经理每天都要让大脑休息的原因。

虽然美国的企业规模已明显减小，我们现在一个人承担了以前三四个人的工作量，但是，和几年前相比，我们拥有的技能并没有增加。每天花在工作上的时间越来越多。造成拖延的原因是压力太大。当一个人感到压力增大时，需要放慢节奏。

经过多年的研究，我发现以下现象：近四五年来，工作效率正在降低（虽然根据美国政府对工作效率的评价显示，美国的劳动者的工作效率非常高）。究竟是劳动者的工作效率真的很高呢，还是他们拿着相同的薪水却付出更长时间的劳动呢？我认为是后者。

本书旨在提出三个疑问：为什么你在做？你在做什么？你什么时候做？经过思考之后，你是否对每天碰到的任务或活动进行选择，抑或依旧墨守成规？你每天是在堆积如山的工作中挣扎，还是经过合理的判断有选择地做事？你越是着急，就越不可能作出合理的判断，而你就越不可能控制时间。

我对时间管理的定义是：说话看场合，做事看时机。你的分析或思考过程是否合理？本书将告诉你如何开展合理的思考过程，这个思考过程会有效地帮助你完成更多的事情。

本书的背景

因为我认为人们使用的时间管理系统（比如outlook[1]、Lotus notes[2]或纸质的日历）没有问题，所以本书将主要介绍一些技巧、工具、观点和策略，让你无论在工作中还是在生活中，都可以取得立竿见影的效果。你将会发现，我并不是在向你推销一种价格不菲的效率手册或者电子产品。

市面上到处充斥着这样的产品，有的产品可能也管用。而本书的作用，是使你当前正在使用的任何一种时间管理系统更为有效。为了更好地协调工作和制订计划，我推荐使用电子日历而不是纸质日历。

由于传统的工作清单（无论是纸质的还是电子的）和效率手册在很长一段时间内没有真正地发挥作用，我建议使用一种总清单。早在1996年，我就率先提出了这个不同于富兰克林管理系统的工具。现在，越来越多的人推荐使用这种工具，这一理念逐渐广为流传。

因为我们无法合理安排好“和往常一样”混乱的一天，传统的优化和结构化系统不太管用。所以，听过课程后，上班时“敷衍了事”（意味着他们根本就没有计划）的人数在飞速增长。这就是我向你介绍一种更灵活的管理方法的原因。

目前，关于工作效率没有新的资料。大多数都是老调重弹，并不适用于当今的年代。问题的关键在于，虽然现在的人们每天做着相当于之前三四个人的工作，但仍使用着和工作量少、节奏慢的时候一样的管理工具。

我向你介绍的这种新工具可以：

① 缩短你的工作时间。

② 提高你的工作效率。

③ 增加你每天完成的任务/项目/活动的数量。

④ 减少你为实现理想目标所花费的时间。

⑤ 提高你的个人生活质量。

⑥ 减轻你的压力。

⑦ 让你重新掌控自己的每一天和每一周。

让每天/每周过得更高效的关键在于，愿意仔细检查每一件事，即影响你工作的任何一件事或活动，并问问自己：“此刻，我的时间得到最好地利用了吗？”如果把这个活动安排到另外一天和/或另外一个时间段去做，是不是能够更快地完成？改变常常会让人感到不舒服。为了寻找新的方法合理安排时间，让你的工作效率更高，生活得更轻松、更有意义，你是不是失望至极、已经崩溃？

本书的关键在于，对你所从事的活动和你做这些事情的原因进行分析和判断。换句话说，从每天工作的战壕中撤回来，思考并分析你的活动。

本书将帮助你分析：

• 你为什么做这件事情？

• 你在做什么事情？

• 你什么时候做这件事情？

如何开始最好

我建议你从头开始看这本书。本书的第1章是全新的内容。在看本书之前，我建议你花一周的时间记录你的时间安排。有一个专门用于记录时间的“时间管理表”，在本书中可以找到下载这张表的网址。令我吃惊的是，人们很少推荐使用这个工具。

1996年，当我向美国赫兹租车公司的员工询问他们两天前都做了什么时，90％以上的人都回答记不清了。从那时起，我开始推荐大家使用“时间管理表”。难道你不想在确定目标之前，知道自己从哪里出发吗？

下载“时间管理表”并打印出来。为了从这些课程中获取最大收益，从记录你一周的时间安排开始。我建议你在工作和个人生活都要记录时间。时间管理表中附带一些指导意见。每天快下班的时候，在每页的左侧记下第二天计划做的事情，然后回家。

请务必一并记录工作和个人生活的时间安排。你可能会问：“为什么要记录我的个人生活？”我认为个人生活重在质量而不是数量。你在工作之余是不是正在为个人生活目标而努力？有时候，仔细观察时间管理表就能发现问题所在，并能引导你作出改变。

第二天上班时，在时间管理表的右侧记录在每个时间段实际发生的事情。现在，你就会明白“和往常一样”的一天到底是什么样子。暂时先将你的“时间管理表”放在一边。以后，你将会再次取出它，我将告诉你如何每天节省2个小时。你一定会为自己能节省这么多时间而感到惊讶！

在学习本书前，如果你已经完成时间管理表的记录，你一定会发现书中的每一个原则、建议和技巧对大家意义重大，对此我深信不疑。因此，每一位学习我的课程的学生都必须充分地运用书中的原则，建议和技巧。

为什么传统的工具不管用

令我感到吃惊的是，很多时间管理课程都在教授大家安排时间和改变现实的能力。而我要告诉大家的是：“接受现实，并争取善加利用。”本书是根据“和往常一样”混乱的一天来写作的，绝不是虚构的一天。

当记录一星期的时间安排时，你会发现这些活动、任务、干扰和计划外的事件具有某种模式。一旦你发现了这些模式，便可利用本书介绍的策略，更有效地应对它们。对于“既然我明白了现实是什么，我该如何管理一天的时间呢”这个常见的问题，你将会得出出乎意料的答案！

此外，你必须明白，要想节省时间并使工作变得更加高效，需要从以下两个方面不断努力：

① 提高自己的时间管理技能。

② 培训同事，从而避免被同事糟糕的技能所影响。

对于第二个方面，你可能从来没有听说过。人们会让你相信，只要你自己的技能提高了，一切问题都能解决。如果能那样当然好，但这并不是事实。时间管理属于“团队”建设的范畴。这就是时间管理的第四个维度是一个团队的概念的原因。我们可以通过以下方式“相互消磨”对方大量的时间：

• 干扰。

• 表达糟糕、含糊且缺乏合作语气的电子邮件。

• 本不需要立即处理的紧急要求。

• 对对方的要求给予不合理的回应。

• 条理不清的沟通、要求和回答。

• 人际关系不和谐，带给人们更多的是拖沓。

如果我们能制定一些相互交往和高效合作的基本规则，我们就能完成更多的工作。

你将发现，有许多技巧、原则和建议可以用来培训同事，使他们能更有效地和你打交道。请记住：如果连你自己都不尊重自己的时间，别人就更不会尊重你的时间！

如何使用本书

所有想提高效率、少花时间多做事和保持生活平衡的人，都适合阅读本书。本书是一本自学书。你可以从书中找到需要的答案。这些答案常常因人而异。你可以根据自己的喜好进行取舍，进行积极的改变。本书结尾处有一个“时间管理行动计划”，你在读完本书后，可以在这张表上写下你计划运用的技巧、观点或策略。这样有利于你提高工作效率，改善工作和家庭生活。

灯光、摄像、开拍！

行动是关键。本书涵盖了300多种技巧、观点和策略。选择适合你的观点和策略，采取行动，让它们真正发挥作用。一次选择2~3个观点或策略，并不断练习，直到形成习惯。然后再找2~3个新的观点或策略进行练习。不要急于求成，不要让自己一口吃成个胖子。大多数时候，你需要做的事情是提高你的技能、改变习惯和每天的工作方式。

世界上没有完美的事情，你在这个过程中会很容易感到气馁。举个例子，每当我上完课后，常常会出现这样的对话。一个学生问我：“你对我做了什么？”我回答说：“你是什么意思？”学生解释说：“上完课后，我试着按照你说的去做，真的有效。然而，第二天我又变回以前的我了，我若继续按照你说的去做，又是全新的我。现在，我都不知道明天的自己是哪个我！”请记住，要养成一个习惯需要30天，别着急。只要你继续坚持，一切都会好起来。你会看到，马戏团团长不但有耐心，而且眼光长远。

如果培训师告诉你他们的建议是万能的，你若相信他们将是很愚蠢的。本书能使你每周都有进步，难道你不高兴吗？我会高兴！

[1]outlook，它是Windows操作系统的一个收、发、写、管理电子邮件的自带软件，使用它收发电子邮件十分方便。——编者注

[2]Lotus notes，是一个世界领先的企业级通讯、协同工作平台。——编者注

第1章

快速前进，但迷失方向

飞行员通过喇叭告诉乘客：“我有一个好消息和一个坏消息。好消息是飞机正在快速前进。坏消息是我不知道我们现在在哪儿。我想我们迷路了！”

——乔迪·西摩（Jody seymour）

为什么要记录时间

如果你不知道从哪里出发，又怎么知道你的目标在何方？我对压力的定义是：“压力是一种事情原本的方式和你所希望的方式不相符。”如果你每天对自己的时间要花在哪里、用来做什么都非常清楚的话，你将采取更加行之有效的行动计划。我们常常会误把行动当成工作力。其实，这两者迥然不同。有多少次快下班的时候，你发现自己已筋疲力尽，而要做的工作却还没做完？你是否为此深感困惑：“我为什么不能干完所有的活儿呢？”

我们一整天都忙忙碌碌，直到快下班时还在忙个不停。如果我放慢节奏，或许可以看清楚到底发生了什么，并找到解决方法。假设在你面前放了一块白板。首先，在白板上写下你必须完成的所有工作；其次，把干扰你、计划外的事情考虑进去。如何能更有效地管理好时间，把你的工作时间安排得井井有条？“时间管理表”和本书能帮助你做到这一点。

大多数人都知道自己常常受到干扰，但他们并不清楚遭受干扰的次数，也不清楚是谁在干扰自己。当我询问做过时间管理表的人，在他们填完表后看着这些数据最大的收获是什么？大多数人都会说，想不到在自己的“时间管理表”上有那么多的干扰。

人们注意到，有80％的干扰来自那些20％与他们打交道的人。这个群体比他们想象的要容易界定。他们还发现干扰的方式具有某种特定模式 ( 比如，电子邮件、电话和面谈 )。

如果你能抽出时间来记录一周的工作安排，你将发现本书中的策略、观点和技巧会更有效果。我知道，或许你早已对时间管理感到些许绝望。但如果任凭这种情绪蔓延，以后该怎么办呢？

从下载时间管理表开始

如果你同意我的观点，并想每天能提前2小时或更多时间干完活儿，请登录http://www.kztraining.com/ timekeepingjournal，并下载“时间管理表”。下载此表是免费的。那么多的表格足以记录你5天的时间安排。打第1章快速前进，但迷失方向印管理表并把它放到剪贴板上。我建议你记满5天，这样你就能找出每天的模式有何不同。而且，5天比1天更能客观地评价工作力。总之，记满5天能帮助你更加清楚地了解你目前的工作状态。

如何最大限度地发挥管理表的作用

第一天快结束的时候，取出你的管理表。按照时间段填写你明天计划完成的活动或任务。在填写的时候，试着尽可能罗列得详细一些，考虑得充分一些。然后，下班回家。如果你还想评价个人的生活质量可以带管理表回家。如果你不想这么做，就把它留在办公室。

第二天上班后，只要一坐下，你就再次把管理表取出来。在每一页的正确位置上填写每个时间段都发生了什么事情。试着做到尽可能准确。无论你到哪儿，都随身带着剪贴板。只要有事情发生就填上，别等到快下班的时候才去回忆今天到底发生了什么事情。

快下班的时候，在当天的最后一页汇总你这一天开始了多少项目，完成了多少任务。请注意你完成任务和没完成任务的优先次序。

下班时，带着时间管理表，继续记录你当晚个人生活的时间安排。尽量不要遗漏任何细节。

到了第三天，继续重复相同的步骤，直到第五天结束（星期一、星期二、星期三、星期四和星期五）。每天都可能非常不一样。

当五天的记录完成后，将管理表放到一个你能记得住的地方。我们将在你读完本书的一半时分析它。

那时，你将掌握足够的技能去改进你在时间管理表上看到的一切。所有的技巧、工具、观点和策略必定会更加有效。你将找到帮助你提前2小时结束工作的行动计划，而且效果立竿见影。

接下来，我们将进入自我发现之旅。一旦你成为“马戏团团长”，你的生活将发生改变。让我们看看有什么方法能够帮助你更好地掌控每天/每周的时间，甚至你的命运。

第2章

掌控自己的每一天

真正的繁荣产生于我们对自己和同伴恰当的信任。

——本杰明·伯特（Benjamin Burt）

人们从未像今天这样活跃。所有的事情都在瞬间发生。虽然我们与同事、朋友、老板、家人、客户或顾客的交往次数增多了，但是一般人并不认为自己做的事情比5年前更多。

经过13年的研究，我发现瞬间发生和更高的工作效率之间并没有很强的关联性。实际上，手机或黑莓手机带来的工作效率的提高，常常被人为习惯所抵消。人们习惯后进先出原则。即便我们手中正做着重要的事情，但只要一有新的刺激，我们就会停下来做出反应。这种反应让我们一整天都不停地从一个工作转移到另一个工作。你是否也有过这样的经历？

觉得自己一整天都忙得四脚朝天？

下班的时候已疲惫不堪？

看着自己该完成的工作清单，发现还有一大堆重要的工作没做完？

回家的时候感觉很沮丧，没什么成就感？

如果你最近有过这样的经历，甚至是每天都有这样的经历，本章的内容将非常适合你。让我们看看有哪些方法，能够帮助你重新掌控自己的每一天和每一周，让你在下班回家的时候感到真正的满足。

你的选择

过去，我常常抱怨我的同事、老板，对每天或每周发生的差错发牢骚。后来我发现这么做根本于事无补。我还是每天工作到深夜，而且，最重要的是，每次得到晋升的都是我的同事，根本没有我的份。

终于有一天，我意识到，我必须变得更积极主动一些。我对自己说，如果我自己不做出改变，那么什么都改变不了。我意识到我是有选择权的。为了让那些常见的问题永远消失，我必须找出一个长远的解决方法，而不是哪儿疼医哪儿。

案例

以前，我的老板常常在快下班的时候（好像每天都是如此）给我一个项目。结果我只得熬夜干活儿。我想，该怎么办呢？于是，我决定每天下午1点左右去一趟他的办公室，看看有什么项目或任务需要我做。

一天，一件奇妙的事情发生了。下午1点，老板走到我的办公桌旁对我说：“在你干扰我之前，我想还是先把这个项目拿给你。”我回答道：“你一定不知道这对我意味着什么！”他望着我，一脸狐疑。他并不知道我已经对他做事的方法进行了反向训练。

此外，我还会问问自己，当我在应对干扰、新要求和最终期限时，当无论别人要求我做什么事都满口答应时，我是否向别人表明了我很珍惜自己的时间。最终我明白了，为什么每到下班时手头上剩下的总是自己的活儿。

最终，马戏团团长意识到，他/她的行动导致他/她每天无法控制自己的时间。这些坏习惯包括：

① 在每天开始工作前没有制订一个切实可行的计划（应付了事）。

② 上班后先和同事们聊30~45分钟（包括喝杯含咖啡因的饮料）。

③ 打开收件箱，设法一一回复所有的电子邮件（不分优先次序）。

④ 把自己的邮件通知设置成开通状态，每次有新邮件，通知信息都会打断你的思路或干扰你当时正在做的事情。

⑤ 同时做两种或四种工作或活动，感觉自己有注意力缺失症（ADD）。因而，对每项工作、活动或每个项目都无法集中注意力。

⑥ 一整天都在不停地从一项工作突然转移到另一项工作（“心脏病综合征”），打电话、收发电子邮件，然后是面谈。当下班回家时，感觉一天下来一事无成，因为你实际只完成了任务、活动或项目的小部分。而且一整天似乎都没什么动力。

⑦ 一旦接到新要求，立刻答应下来。

⑧ 猜测别人的意图或需要。

⑨ 把时间浪费在琢磨一些电子邮件和/或语音留言的意思上，这些电子邮件及语音留言的措辞很蹩脚或语速太快，让你没听清楚他们的电话号码或者漏掉了某些重要的信息片段。

⑩ 只要有可能就尽量快进，于是你会：

a. 犯错（自己需要改正）。

b. 口头和书面表达更加含混不清（导致更多的问题和误解）。

c. 很少提问题，即便自己并不清楚对方究竟需要什么。

理解马戏团团长的“心态”

① 我比自己想象的要更有控制力。

② 如果我能积极采取行动，就可以让事情进展得更快。

③ 我需要的是长久之计，而不是临时解决之道。

④ 我需要的是坚持、耐心和冷静。

⑤ 无论发生什么事都不能放弃。（我要和它们耗到底！）

⑥ 我不想扮演“受害者”。没有人喜欢牢骚大王或怨妇。

⑦ 我需要告诉别人，我有自己的原则，而且很尊重自己的时间。

从这一点出发，把自己当作时间的主人，游刃有余地控制着场上的“野兽”（干扰、混乱和拖延等），伺机在混乱的场面中占据主动、放慢节奏和执行纪律，即掌控自己的时间。以下介绍一些马戏团团长常用的策略，让“新的你”有一个良好的开端。

马戏团团长的策略

放慢节奏

你需要放慢节奏。你的节奏太快，以至于需要通过大量的电话、电子邮件和会议去完成过去一次就能够完成的事情。虽然我们和对方的交往次数增多了，但是，一般人并不认为自己干的事情比5年前多。

你行动得越快：

• 就越感到事情不可控。

• 错误犯得越多。

• 口头和书面表达就越含混不清。

• 要完成一项活动或任务（比如电子邮件、电话或会议）所耗费的精力就越多。

• 同时做两件以上事情的概率，或不应该发生的多任务工作的概率会越大。

马戏团团长想：我怎么才能只发一次电子邮件、只打一次电话和/或只开一次会，就能够顺利搞定需要做的所有事情呢？一天下来，你是像一挺“机关枪”一样不停扫射，还是更像一挺“强力来福枪”那样一枪便命中目标？若想一次就搞定，你需要做到：

• 拿起电话前先想一想。

• 写邮件前先计划一下。

• 开会前先准备/分发一份会议日程。

尽可能延迟处理紧急要求

马戏团团长根据实际情况对要求做出判断。他脑海中首先闪现的是：我必须马上处理这个要求吗？你每天经历的唯一的对结果起反作用的（counter-productive）事，就是紧急。因为紧急，你会一整天都在不停地从一个工作转移到另一个工作，最终一事无成。

马戏团团长不但是一个很好的倾听者，还是一个很好的提问者。对于每一个他人的要求，他都会判断这个要求是否需要马上完成。马戏团团长不必说“不”，而是提出一个近期内更合理的时间，以便完成他/她手中的工作后处理新要求。马戏团团长可以将这个要求同其他相同的要求（比如电子邮件、电话或拜访）合并进行批量处理。

如果别人认为自己总可以在最后一刻找到你，想要什么都能得到，那么他们为什么还要提前计划呢？如果他们认为你将会提供答案或满足他们的要求，那么他们为什么还要自己做呢？

一旦你有了第一次，一接到别人的要求就立刻答应下来，那么他们今后会怎么想？如果你偶尔延迟处理他们的要求，他们或许会早一些将问题和/或要求提供给你。

将类似的任务或活动批量处理

为了完成更多的工作，马戏团团长每天都将类似的任务合并处理，使工作更加有序。这是第二种提高工作效率的有效方法。

因为人性适用后进先出的原则，马戏团团长关闭了电子邮件的声音通知，改为一个小时查收一次邮件，回复邮件的时间也尽量控制在10~15分钟。由于你只是在回复邮件，基本上是重复相同的动作，因此每封邮件花费的时间更少。只要你在固定的时间（比如一个小时一次）检查电子邮件，你就是马戏团团长。如果你的电子邮件“叮”地响了，那么人性会迫使你不得不马上回复邮件。

对待电话也一样。当你在做某些重要的工作时，可以把你的电话设成语音信箱。至少要安装来电显示功能，这样你只需接听重要的来电。一旦你完成了手头的工作，就可以批量回复电话。由于你是在同一时间段做相同的事，因此回复每个电话花费的时间也更少。

最后，去找一下之前找过你的同事，回答他们的问题或提供他们所需要的信息。

有了这一策略，你就再也不会一整天忙得像个心脏病人（电话、电子邮件、会见等等）。人性适用后进先出的原则。无论后果如何，你都会停下手中的工作回答新的要求。你是否曾在快下班的时候瞧一眼自己的工作清单，看看还剩多少没完成，却猛然发现所有的工作都没完成？批量处理类似的任务将助你一臂之力。

培训同事

当今最重要的管理技能就是培训能力。如果时间管理能像自我提升那么简单，那就太棒了。马戏团团长很早就发现，只有他/她自己在时间管理上表现非凡是不够的，他的同事在时间管理上依然一塌糊涂。我必须教会同事简明扼要地写电子邮件和留言。

当某人有问题找到你，你应该意识到这其实是一次培训机会。如果你立即回答或解决他们的问题，他们还是会来找你（通常是带着同样的问题）。你应该训练他们在提问题之前有所准备。让他们对自己的工作或问题承担起责任。你可以要求他们：

• 说清楚他们的疑问或问题（可以选择以书面的方式）。

• 他们做了哪些努力？

• 他们认为答案应该是什么？

你可以亲自示范，让他们真正学会该如何做。下一次尝试这样做：

• 首先，你看看我怎么做。

• 其次，我看看你怎么做。

• 最后，你自己来做。

如果他们总让你来完成工作或回答问题，他们为什么还要自己做呢？人们喜欢学习新事物，节省时间（长远的解决方法）的前提是先投入时间学习（培训）。

少建立关系

一个人每天最重要的时间段就是上班后的第一个小时。事实上，根据现在的情况来看，这一个小时可能是你最好的时间，可以利用它合理安排工作。你或许养成了上班的第一件事就是和同事聊上几句的习惯。马戏团团长建议，最适合聊天的时间应该是休息时间或者午餐时间。马戏团团长深知，每天开始的第一个小时是他仅有的最好的时间。一上班他先赶紧做一些重要的工作，然后再休息一下，为自己充充电。

马戏团团长清楚地知道，人际关系重在质量，而不是数量。如果你每天抽时间分享和倾听他人的故事，你的人际关系将得到真正的提高。当你打算推迟并晚些时候建立关系时，一定要向对方解释清楚，你的确喜欢听他们讲故事，只不过你现在很忙，没办法聚精会神地听故事。

商议和“低许诺——高回报”

马戏团团长接到一个新要求后，他会设法找到既最适合自己又适合提问者的时间去完成。如果提问者需要我做什么事，我会问：“我可以在下班前给你吗？”我会尽早完成他们要求做的事。把交工的时间设定在下班之前，对方总是会因你提前交工而感到高兴。请务必记下他们的要求，这样你就不会因为没有按时交工而让对方失望。马戏团团长的话不会错！

如果一有新要求，你就扔下自己手中的活儿，提问者会很满意，可这是对自己不负责任。两者之间的理想状态应该是50/50。虽然你推迟答复他的要求，但你可以和后面的类似要求一同批量处理，从而提高工作效率。

每天或每周更新你的语音问候语

马戏团团长每天或每周都会更新语音问候语，请来电者留下他们的姓名、电话号码和来电事由，并告知接听回电的最佳时间。他/她解释说，如果来电者留下语音信息，他/她回电话的速度会更快，并提供来电者需要的信息。这种策略还将大大减少回电的数量。如果不知道对方来电的目的，你如何判断回电的先后顺序呢？

如果提问者仍然留下糟糕的信息，马戏团团长不必自己瞎琢磨，而应等待提问者再次打过来。这叫作“强化”你的要求。如果人们发现其他的行为对自己有利，人们则愿意修正自己的行为。难倒你想一整天抱着电话打个不停？

你必须以身作则。当你给别人留言时，必须留下你的姓名、电话号码和事由，以及你希望对方回电的最佳时间。请记住：电话号码要重复一遍，而且别说得太快。

提高邮件的质量

你是否每天都会花时间试图搞清楚收到的电子邮件的原因和发件人意图？你是否收到过连主题都没有的邮件？马戏团团长学会了一件对自己有利的事：训练别人简洁明了地给他写邮件，从而节省自己阅读和回复邮件的时间。他要求别人：

• 在邮件的主题一栏写明发邮件的原因。

• 在邮件的前三行写明他们想要或需要办的事。

• 邮件正文第一段的内容控制在2~3行，这样信息就会在outlook或Lotus notes的预览面板中显示出来（向对方解释，由于邮件太多，你不会每封邮件都打开看）。根据邮件主题和第一段的内容，你会判断打开和回复邮件的先后顺序。

• 在邮件的主题一栏写明他们要求工作完成的截止日期（如果他们的要求有时间限制），这样你可以立即查看他们的要求。

• 以项目符号或编号，而不是很长的句子和/或几段话来表述一件以上的事情或问题。这样可以尽早得到回复。你可以向他们解释，这样你可以节省时间，直接在每个编号或项目符号后写明你的答复。

• 在邮件的末尾写明答复的最晚时间和缘由（紧急程度和重要性），这样你就可以准确地判断这些要求的先后顺序。你需要向发件人解释，如果他们按要求做，你会在较短的时间内回复其邮件；如果他们继续给你发糟糕的邮件，你回复邮件的时间将更长。

你必须在给别人写邮件时先这么做，对方才会效仿。下一次，当他们点击“答复”键时，就会按照你的方式去做。如果想详细了解写作模型，请见第七章内容，第七章中你还会读到“PADD”模型的相关内容。这将帮助你节省写作和阅读邮件的时间。

技巧：

拿起电话前，我也会用“PADD”模型先整理一下思路。这个模型能帮助你在说话或下笔之前轻松快捷地整理思路，让你的意思表达得更清楚、更有条理。

将要求转给合适的人

你喜欢讨好别人吗？当马戏团团长接到一个自己专业范畴之外的要求，他会将它转给合适的人。他不会立即充当专家。寻找合适的人回答或解决问题，比你自己苦思冥想要容易得多。

提升沟通技能

马戏团团长具备出色的沟通技能。提高工作力的最快途径，就是表达明确详尽。这样不但能节省双方的沟通时间，还能解决问题和消除误解。

当你写邮件或语音留言时，表达得含糊一些或许一开始会节省时间，然而，从长远看来，这会耗费你更多的时间。因此，在打电话或写邮件之前，你必须先制订好计划。制订计划总是会帮你节省时间。

一次关注一件事——争取完成

马戏团团长是一个“交通警察”。他每天都疏导经过其办公桌前的工作流。想象一个真的交通警察站在十字路口，示意从某个方向驶来的车辆驶过路口，而让另一个方向的车辆停在原地。

现在，想象一下你每天是什么样子。你真的能指挥来自四个方向的车流吗？一次指挥一个方向的车流会更有效。试着将100％的专注力和注意力投入一个活动中。这样，你完成任务的时间将会缩短，犯的错误也将更少。在电话和电子邮件中任选一项，直到你完成其中一项之后，再进行另一项。

第3章

使用总清单制订一个可行的计划

如果你想当场忘掉什么事，把它记在笔记上。

——埃德加·爱伦·坡（edgar allen Poe）

使用总清单制订一个可行的计划

本书推荐的新工具绝非传统的工作清单，而是保持每天、每周、每月和每年都能有条不紊地工作的两个关键构件——总清单和日清单。简单说来，总清单是一沓纸，你可以在上面记载每周发生的所有活动、笔记、行动要点等等。你是否见过星期六或星期天站在足球场边的教练？他们手里都拿着一个战术板，他们可以在上面找到所有可能的进攻方式。这和总清单的原理是一样的。

日清单是一种电子日历，可以用来计划当天的一系列关键活动。总清单和日清单取代了传统的工作清单和效率手册。以下内容将详细介绍这两种清单，以及如何结合你的日历或电子管理系统充分运用这两种清单。

如何创建和使用总清单

1. 总清单旨在理清你头脑中所有的事情。总清单是记录思想和活动发生的日志。如果大脑能够一览无余，看见你要做的所有事情，它就可以更高效地整理这些事情。

2. 工作清单是一张记录一天工作内容的清单，主要关注的是当天的事情。而总清单是一份记录随机思维的清单，你所写下的任务或活动不一定必须当天完成。这个头脑风暴的过程能使你的大脑未雨绸缪、展望未来。如果你想保持领先，那么在未来到来之前，就需要开始考虑并研究未来。

一旦你有了一个看法、想法，或者发出或收到一个要求，立即把它写下来。

3. 总清单每周写一次即可。为什么要每天制定一份新的清单？太浪费时间了。一周比一天能更好地显示你的工作效率。每周你都可能有一到两天的时间工作完成得不理想，但如果你以五天的时间来看，会发现你已经做得相当不错，而不必再感到灰心丧气。比如一支橄榄球队，如果他们只赢了一节比赛并不算赢，必须在四节比赛得分胜出后才能算赢。这两者的原理是一样的。

4. 每周将总清单钉在一起并放进文件夹。这样不但可以时常把它当作备用，还可以年度考核时使用。在同事忘记曾经对你说过什么的时候，这些清单还可以唤起他们的回忆。此外，由于记不清自己在一年中完成了多少重大的任务、项目和特别活动，一般人常常得不到自己应得的荣誉。而在年末翻看自己保存的总清单，你就能强调或突出显示足以使你获得荣誉的事件。马戏团团长总是在提醒他/她的老板自己是多么不可或缺。总清单就是非常直观的证据。千万不要把每天的“证据”随意丢弃。

5. 在每一笔记录之间空一行，以便添加注释和细节。这样也便于你快速查找具体细节。

6. 填写电话号码、电子邮件地址时，使用双倍边距，用作清单右侧笔记内容的“快速查找”。你是否注意到，文具店里卖的大多数便笺本实际上就是记事簿？只不过这些便笺的边距只有1英寸，很不好用。

7. 如果你必须用语音留言或发电子邮件，在记录旁边画个圈并打个钩。等你收到回电或回信时再打钩。这将让你变成一个“大嗓门儿的人”，你会拼命追问结果。如果快下班的时候你发现圆圈内还没打钩，你会再次跟踪结果。如果你对时间的要求很严格，可以每天至少跟踪一次，直到对方给你回电或回信，让你得到满意的回复。你这是在向同事传授你的做事方法——一直跟踪悬而未决的问题，直到他们给你回电或回信。你是在培训他们。

8. 不要在你的总清单中设定优先次序。笔记要记得详尽而简短，以便你能一眼就分清优先次序。这样就能保证清单的灵活性，因为你每天的工作和相应的优先次序经常会发生改变。

每当你完成一项任务，浏览一遍你的总清单，利用以下这些指标重新设定优先次序，并决定当前如何最好地利用自己的时间。这些指标包括：

• 我还剩下多少时间可以利用？你希望填写的是10分钟、30分钟还是60分钟？

• 现在我的精力如何？头脑清醒吗？（如果你精力充沛，你可以选择一项棘手的任务；如果你累了，发封电子邮件这种轻松的活儿或许更适合你。）

• 根据你当前的时间和精力状况，从总清单中选择一项适合的任务。利用这一过程，每天你可以灵活地重新设定工作的优先次序。

9. 如果要求有截止日期，将这个日期填写在“到期日”一栏的方框内，一旦有机会，就将到期日记录在你的电子日历中。

10. 记录的第一个词要指明是什么活动。例如，发电子邮件给比尔，打电话给苏珊，拜访玛丽或支付账单。通过这个过程可以批量处理类似的任务。

11. 确保你的总清单中除工作清单之外，还包括以下内容：

• 谈话记录。

• 想法。

• 不能忘记的事。

• 个人要做的事。

• 任务的截止日期（添加到你的日历中）。

• 包含行动要点（分开填写，防止遗忘）的会议纪要。

12. 只有一张清单。一张清单便于管理。所有信息都包含在这一张清单中。大多数人常常有很多张活页纸或即时贴式的工作清单。但你的总清单必须非常便于携带，因为你要随身携带。你的大脑时刻处于“开通”状态。你永远不知道自己什么时候会灵光一闪，冒出一个伟大的想法。这种想法稍纵即逝。因此，不要家里放一张清单，办公室放一张清单。把两张清单合并为一张，这样便于管理。

活动

取出一张便笺或一张纸。花10分钟时间写下你脑海中的所有想法、不能忘记的事情或需要做的工作。不要遗漏你的个人生活事项。在每一笔记录之间空一行。今天结束工作或下班之前，在原有的内容中添加新的想法、电子邮件、电话号码和不能忘记的事情。

说明：下面是一张总清单的样本，从中你可以直观地看到总清单的概念以及填写方法。

总清单样本

关键项目或任务：

行动要点→在××年12月7日之前，向蒂姆提交想法。

完成预算

支付汽车贷款

从事营销项目研究

快速技巧

√只有一张清单。扔掉一大堆即时贴、便笺和碎纸片。不断试验，直到找到自己喜欢的那种便笺（电子的或纸质的）。总清单旨在尽可能清空你的大脑，避免你被工作累垮。

√当你承诺做什么事或有想法冒出来的时候，把它们写下来，腾空你的大脑（这样大脑才能更迅速地作出反应）。

√在每一笔记录之间空一行，以方便你记录和查找信息。

√不要在前一天晚上为你的清单设定优先次序。第二天早上在你查收电子邮件和语音信箱后再设定优先次序即可。

√接受现实，你不可能今天把所有事情都做完。

√确保你的总清单便于携带，这样无论你走到哪里，都可以带着它。

√从本周五记录到下周五。一般你只需每周重写一次（除非它实在太长了）。如果整理工作太费时，你应该停止记录。让清单简单一些。

√每周将你的总清单归档，并保存起来用作年度考核之用。当意见发生分歧或某人记不起来的时候还可以作为备用。

√一张典型的总清单一般有10~20页，总清单长度取决于你每天记录内容的多少。你写得越多，说明你完成的任务越多。

√使用双倍边距，以便你有足够的空间记录电话号码、电子邮件地址和重要信息，并可以快速找到它们。

√用一个对钩和圆圈内加一个对钩，标记你已完成并等待对方回答或完成的任务。

√如果一个任务、活动或项目有明确的截止日期，立即在总清单上写下来，一旦有时间就将这个日期记录到你的日历中。

√如果没有总清单，那么你会一接到任务时就会立即回复，因为你的大脑在说：“我最好现在就做，否则一会儿我就忘了。”

√使用你的总清单推延要求，等待批量处理，以便节省时间。

√当你同意在以后的时间或日期做什么事情时，立即写下来，因为“君子一言，驷马难追”。

√确保你的个人生活也要记录在总清单上，以免忘了。这将有助于提高个人的生活品质。

第4章

组织和规划高效的一天和一周

在你快速行动以前首先要明确自己的目标是什么。不要错把行动当作成就。

——梅布尔·纽康默（Mabel newcomer）

利用下班前的时间提高工作效率

工作效率的提高，其实是从你如何结束一天的工作开始的。你是否加班到深夜或从梦中惊醒，吓出一身冷汗？之所以会这样，是因为有未知的事情让你的大脑感觉很不安。当你带着未解决或处于未定状态的问题结束工作时，大脑肯定还会想着它。

或许你无法增加个人生活的时间，难道你也不想在回家后从精神和情绪上给予家人更多的安慰，从而提高个人生活的质量吗？我们应该做到在身体下班后，精神上也关灯走人。

提高工作效率的第一个关键要素：你如何结束每一天——下班前是第二天快速进入工作状态的跳板

1. 每天下班前要更新总清单。在你准备下班前的15~30分钟内，不再回复电子邮件、电话，要停止工作。这段时间是属于你自己的。打开日历，把总清单摆在面前，让你的大脑展开想象。开展头脑风暴：按照特定顺序，想到什么就写什么。为什么每天下班前要更新总清单呢？理由包括：

• 结束。

• 大脑依然清醒。如果你等到第二天早上做这件事，你还能记起来多少？

• 思想上要分清工作和家庭的区别。或许你不能增加个人生活的时间，但你可以提高个人生活的质量！

• 说话看场合，做事看时机。下班前精力差的时候最适合做规划，因为这件事不太费精力。你一定不想在头脑清醒、精力充沛的时候做这件事。

• 你可以利用晚上的时间充充电，为第二天作准备。

• 人们希望第二天带着计划上班，并完成更多的工作。

• 如果你能在前一天准备好一张总清单，你就会认为清单上的事情比你早上通过电子邮件收到的新任务或新要求更重要。你将逐步养成习惯，会首先关注最重要的事情。

下班前的状态：

• 脑子里冒出一个想法。

• 你把它写下来。

• 于是，清空你的大脑。

由于前一天晚上已做好了计划，你已明确了75％的工作。收到电子邮件和语音留言后，你将落实余下25％ 的工作。安排完工作的优先次序后，你就可以开始工作。

你必须在前一天晚制订一个非常灵活的计划，一旦有需要可以随时修改；否则，你只能完全凭感觉做事。这就是人们会被环境和每天的工作所左右的原因。如果没有计划，那么你被工作所控制的概率将大大增加。细小和紧急的事情将会取代重要的事情。

2. 第二天上班后，你会在总清单上添加新的任务并划掉已完成的任务。当你接到新任务或脑海里冒出其他要做的事情的时候，请立即将其写进总清单。

3. 接受现实，每天或每周的清单上总会或多或少留有一些没有完成的事情。你的清单可能很长，而创建清单的目的，不是将所有的事情都通通划掉。下班前，你只要扫一眼，看看该完成的事情是否已经完成了。换句话说，根据每天的实际情况，你是否充分利用了自己的时间？如果回答是肯定的，那么你干得很好！

4. 清单要随身携带。你会不断从他人那里收到和/或向他人发出新要求、冒出新想法。总清单必须非常便于携带，走到哪儿都能带着它。

提高工作效率的第二个关键要素：你如何开始每一天——采用素食原则关注最重要的事情

素食原则是本书中最重要的原则。“素食”是指对你本人、你的职业或个人生活有好处，但让你难以快速处理的任务、活动或项目。如果没有经过训练，人们一般会将“素食”工作推后处理，或干脆推到晚上，通常晚上他们的工作效率很低。

说明：完成“素食”后再聊天。

在正确的时间做正确的事情恰好符合素食原则，即一上班就先处理直接影响你最高目标和最重要的行动要点。每天第一个小时做最重要的事情，是提高工作效率的第二个关键要素。每天的第一个小时，很可能是你在对时间失去控制之前仅有的、最好的时间段。如果你能利用这一小时完成一个“素食”工作，你将有90％的可能性可以准时回家（只要你愿意）。遵循素食原则，能帮助你节省时间、改进最终成果、减少拖延以及树立自信心。素食原则其实是一种思维过程。我在所有事情上都会用到它。

以下是我运用素食原则的例子：

① 上班时，我从最棘手、回报率最高的任务开始工作。

② 回家后（下班后或是周末），我从最不喜欢的事情开始做起，这样就能轻松地享受晚上或周末余下的时光。

③ 在制定会议日程时，我先解决最重要的问题或议题，一旦时间不够了，参会者仍能开完会准点下班。

提高工作效率的第三个关键要素：中午之前你能完成多少工作

工作效率提高的最佳时间段，出现在上午7点至中午12点。你如何将工作压力转移到这个时间段，在这段时间里你的头脑会更清醒、注意力会更集中？

技巧：

关键在于搞清楚如何才能在每天精力/体力最充沛的时候，完成最困难、最重要的任务。

制订一个有效的日清单

当你在下班前更新总清单后，挑选两项最重要的任务，并将他们记录在第二天的电子或纸质日历上。为了督促自己完成这些任务，要设定时间。请记住：每个小时你都要留出一定的时间批量处理电子邮件、电话、他人的要求和/或与人交谈。

关键点：

最好能做到低许诺、高回报。告诉自己：“无论如何，我今天都要完成2件素食工作。”试着完成10件。这将避免你在下班时感觉自己什么事情都没干，带着遗憾回家。（许多人计划要做很多事，但一件都没完成。下班时你是否感觉很空虚？制订计划时，最好以和往常一样混乱、麻烦不断的一天为参照对象。）

第二天的计划中填写多少工作，取决于你计划要做多少事情（会议、截止日期和承诺等等）。

第二天上班，如果你先处理前一天晚上已经挑选好的最重要的两件任务，你可能会发现，电子信箱和语音信箱中分别还有两三件重要的工作要做。现在你手里有6~8项任务或活动要完成，这就是你一天的工作。

技巧：

当你一早查收电子邮件、收听语音留言时，你只是在寻找“素食”。“素食”邮件或语音留言是有明确的最后期限，并会告知事情为什么会如此重要，以及需要你立即完成的原因。另外，直到完成“素食”后，你才会回复其他的电子邮件和语音留言。比较这些电子邮件、语音留言和你在前一天晚上列在清单中的事情，你会发现清单中的事情比一早接到的新要求更为重要。

现在，在你清单上两个最重要的任务前标上星号。一般来说，最重要的两个任务的价值占整个清单上所有任务的80％。关键是用素食原则诚实地找出这两个任务。设法从其中一件任务入手，作为一天工作的开始，并争取在午餐前完成这两件任务。千万不要把它们留到下午再去做。

如何谋划一个干劲儿十足的上午

在浏览别人的时间管理表时，我最关注他们每天的第一个小时都做些什么事情。我发现，除了查收电子邮件之外，他们几乎没干什么。

一般人会花1~3个小时：

• 查收电子邮件。

• 回复语音留言和电话。

• 接待到访者，处理他们的紧急要求。

• 和同事或自己的上司说说话，或是建立人际关系。

技巧：

这个时间段应控制在15~30分钟，这样你才能快速开始第一项“素食”工作。让素食原则为你所用，并形成规律，使你每天在午餐前完成更多工作。

以下介绍一种开始工作的新方法，可以帮助你在上午完成更多的工作。比如，你从上午8点开始工作：

8：00~8：15

当你早上查收电子邮件、收听语音留言时，只寻找有没有“素食”。比较邮件和留言中的事情，以及你前晚计划中的“素食”。如果你找到了“素食”，将其添加到你的清单，然后退出电子邮箱，将电话设置为语音留言状态，并投入清单上所列出的工作中，关闭电子邮箱的通知功能。

8：15~9：15

处理最大的“素食”工作或最重要的任务。这段时间是一个小时。设法拖延这个时间段内出现的任何干扰。告知对方一旦你完成了“素食”工作，就会尽快回复他们。

9：15~10：15

完成你的“素食”工作，查收电子邮件、收听语音留言并允许他人干扰。寻找“素食”并尽快回复。在这60分钟内尽可能多地处理他人的要求。

10：15~11：15

一旦你做完上面这些工作了，立即退出电子邮箱，再次把电话设置成语音留言状态，并设法拖延这个时间段内出现的一切干扰。将注意力集中在第二个最大的“素食”上，并花一个小时处理它。

11：15~11：30

当你完成第二个“素食”后，可以回复那些不太重要的电子邮件和电话。在午餐前继续恢复自我控制。你将发现在这个时间段，人们对你的反应很迅速（干得漂亮）。

11：30~12：15

利用午休时间制订下午的计划，让自己头脑清醒地迎接下午的工作。请记住，不要边吃饭边干活儿。否则，不但每一件事都会更浪费时间，而且每件事情都干不好。

技巧：

请记住，吃午餐的时候坐在你最大的干扰者对面。因为他们在吃午餐，你们之间将会相安无事，而且你可以把第三个“素食”工作（最大的干扰者要求你做的工作）做完。当干扰者吃完饭回来后，你可以离开。这将有助于你避开干扰。

将会议安排在下午

会议有三种类型：

• 介绍情况。

• 制定决策。

• 头脑风暴。

如果需要做决定或酝酿新的点子，这种会议就应该定在上午开。如果是介绍情况或最新动态的会议，就应该安排在下午。如果你上午的时间全都在开会，你哪里还有时间去做最重要的工作？

充分利用你的能量循环

每个人每天至少有3个能量循环。75％的人，最旺盛的能量循环是在上午，下午稍微差一些，晚上的能量循环最微弱。但是，为什么晚上的能量循环（当你还在加班时）却常常显得很旺盛呢？因为大家都走了，没有任何人可以干扰你。

因此，你必须保护上午的黄金时间。我建议你在上午不要安排会议、退出电子邮箱、把电话设置成语音留言状态。将每天的第一个小时空出来，这样你才能至少完成一项“素食”工作。

我花了很长时间才搞明白，别人是在利用我最好的工作时间来做他们的事情。他们将我一天当中效率最高的时间挥霍了，而且我同意他们这么做。如果我没有充分利用上午的时间，关键的任务和项目就不得不推到下午，在我工作效率低的时候去做。于是，我每天需要花更多的时间去完成工作，最后我只能熬夜工作。

撬动小组能量一小时

召集你的团队或小组，每个上午抽出一个小时的时间，大家一起抵制：

• 当面干扰。

• 制造噪声（大声说话）。

• 建立人际关系。

• 不使用免提功能。

• 处理无关紧要的问题。

所有人都将注意力关注在“素食”原则上，看看在没有干扰的一个小时内大家能完成多少工作。这需要依靠整个团队的努力，并将成为增进同事之间友情的动力。当有效的一小时结束后，休息一会儿，看看每个人都完成了多少工作。（结果一定会让大家大吃一惊！）

不再挑灯夜战

加班加点工作的人数在急剧增多。别再溜到电脑前查收和发送电子邮件，或继续做你当天还没完成的工作。这么做只会给你第二天上午的能量循环施加压力。能量循环将转向不利于你的一面，你将从一个“上午”工作效率高的人，转变成一个“下午”工作效率高的人。

如果你一直工作到很晚，时间一长，你就会在自己的日程安排表中添加这段加班时间，因此，每天用较少的时间完成更多工作的紧迫感就会降低。如果你不想让自己晚上在家加班的话，把控好上午的时间就变得格外重要。有一句谚语是这样说的：说话看场合，做事看时机。问问自己，“如何才能在上午完成更多的事，从而不用把工作带回家”。

还有一个顾虑，如果你对工作感到厌烦或疲惫，最终会导致你的工作效率低下，拖沓的概率也会越高。

如何让一个星期更高效且你干劲儿十足

这同如何形成高效的一天非常类似。形成高效的一个星期的关键，取决于你如何结束上一个星期。这不但会影响到你的周末，还会影响到你下星期一如何快速进入工作状态。其原则在于，如何让星期一成为一周当中最难熬的一天（一个纯“素食”的一天），星期三处于支配地位，并顺利抵达星期五的下班时刻。让我们看看有什么策略，能够帮助你完成更多的工作。

在星期五为下周做规划

星期五虽然是利用率较低的一天，但却是最适合做规划的一天。

选择星期五下午为下周做规划的好处在于：

• 在你对本周工作有清晰记忆的情况下总结工作。你可以评价工作的完成情况，并判断哪些事情还需要安排到下周去。

• 你可以思考：

a. 一项干得出色的工作。

b. 下周需要做出哪些改变。

c. 哪些事情你可以按照不同的方式去做。

d. 为什么有一项任务没有完成。

• 全部都打上标记（让你的周末过得更惬意）。当你在纸上详细计划下周和下星期一时，你用不着忧心忡忡地度过周末。你将会树立自信心，一切都“在掌控之中”。

• 星期五下午是一周效率最低的时间。一到这个时候，我们便开始憧憬周末的时光。但即便如此，还是有一项任务适合在这个时间做。星期五下午最适合为下周装填弹药。不仅是做规划，还包括删除电子邮件、扔掉废纸和清空办公桌上的文件。为下星期一集中精力工作做好准备。

• 在星期五，我只要将本周没完成的工作转移到下周接着做即可。我还会问问自己：“如果我本周没能完成这项至关重要的任务，下周我将用哪种不同的方法去完成它呢？”这是一种绝好的改进每周工作的方法。

• 结束脑力活动，我不再占用周末的时间来思考工作，周末可以给自己充电、享受美好时光。这样，星期一我就能精力充沛地、快速进入工作状态。

以前我常常以忙忙碌碌的状态作为每周的结束。当我决定在每周的“前期”加大负担（从星期一开始，而不是等到星期五才开始做最棘手的工作），一切都发生了神奇的变化。现在，我基本上在星期五下午2点至3点以前就能干完活儿，剩下的时间可以用来：

• 制定下周的“总清单”。将本周尚未完成的工作挪到新的总清单中。

• 将本周的总清单归档。

• 清理办公桌面（将要做的工作添加到你的总清单和文件夹中）。

• 清理你的电子邮箱：

○归档（设置电子邮件提醒，或将其放进你的总清单）。

○删除（如果你本周没有阅读这封邮件，下周你会有多大的概率去读）。

○回复邮件，在回复之后归档或删除邮件。

明确星期一上午的重要性并快速进入状态

星期一决定了一周的工作状态。如果你星期一能快速进入状态，剩下的几天很可能会过得更轻松。先解决最棘手的事情，让你的星期一上午动力十足，顺利抵达星期五就不是问题。糟糕的开始将意味着一周都很糟糕。

技巧：

如果你想每周有一天早点开始工作，就应该选择星期一。有时候，我在星期一早上6点开始工作，就是为了确保能快速进入状态。

技巧：

不要在星期一上午或是任何一天的上午安排全体会议或电话会议。这样会扼杀所有人的工作力，掠夺他们最好的能量循环。设法将全体会议挪到星期五。开会的目的是为了考核本周团队或部门的工作进展，并使大家对下周的工作有统一的认识。

早点儿上班、准时下班

相比准时上班、晚点下班而言，早点儿上班、准时下班更好。你需要寻找工作和家庭的平衡。相比早点儿离开家，绝大多数家庭更在意你晚回家。如果你总是晚回家，将给个人生活带来严重影响。

此外，绝大多数人都是“晨型人”（morning people）。要充分利用这一点。当大家陆续到来时，你已经在办公室了，这样还可以为他人树立榜样。早点来办公室，利用相对安静的环境，你可以在其他同事到来前完成一些重要的事情。

前一天晚上就为第二天早上做准备

你前一天晚上整理一下第二天要做的工作，可以让第二天早上过得更轻松、更有规律。以下是一些建议：

• 提前选好并熨好你明天要穿的衣服。

• 如果你有孩子，在晚上准备好他们第二天的午餐。

• 给咖啡壶定时。

• 把明天准备带去公司的物品放在门边。

• 为汽车加好油。

以上这些是人们上班迟到的主要借口。也正是这些方面使人们都很忙乱地开始新一天的工作。你能否精神焕发地迎接新的一天呢？

不要把计划订得太满——给意外事件留下空间

研究显示，实际完成一项任务的时间比我们估计的要多20%。于是，日复一日，我们的效率手册上的每个时间段都会填满，到了每天下班的时候，将事情挪到第二天都可能花费一个小时的时间。

我们不能自欺欺人，不要幻想：不会出现任何干扰、没有紧急的电话、不会在最后一刻还有会议要开、一整天都会风平浪静。相反，你要接受现实，这可能是和往常一样忙碌的一天，在制订计划时应考虑到这一点。

利用休息和午餐时间让你的大脑一整天都保持清醒

让大脑一整天都保持清醒很重要。只要头没撞到墙上，大脑就可以一直工作。因此，午餐时间和短暂的休息非常重要。研究显示，人的注意力通常能保持90分钟。因此，工作了90分钟后，就可以休息10分钟。你可以做一些容易的事或私事，或是总清单上有乐趣的工作，或者喝点什么。这将让你的头脑保持清醒的状态，避免拖沓。吃午餐能为你下午的能量循环增加动力，让你不至于发困。但如果午餐吃得太多，反而会抵消其对工作效率的推动作用。

快速技巧

√ 将每天最后的15~20分钟留出来，在你对工作有清晰记忆的时候，尽可能多地将头脑中的事情都记到纸上，结束你一天的工作。

√ 每天下班前状态最低迷的时候，最适合做规划。把制订规划的时间从每天早上，挪到每天快结束的时间来做，这样你就可以利用上班后的第一个小时处理一个“素食”工作。

√ 第二天上班时，将新要求添入你的清单，并划掉清单上你已经完成的任务或活动。

√ 接受现实，每天或每周的总清单上的事情不可能全部完成。创建总清单的目的，不是为了完成所有工作，而是为了确保根据每天和每周的实际情况，你都尽了最大努力。

√ 无论走到哪里都要随身携带总清单。人的大脑在不断地思考问题并作出反应。如果脑中出现灵感你没能及时记下来，那么你有多大概率还能回忆起来呢？

√ 无论做什么，都试着采用“素食”原则。

√ 每天从一个“素食”工作开始。

√ 争取在中午前完成两个“素食”工作。（给自己增加压力，以便在中午前完成更多的工作。）

√ 每天都留出时间处理重要的任务和项目。

√ 排除“素食”工作周围的干扰，不要让这些因素影响到最重要的事情。

√ 建立有效的日清单（电子日历），重点完成两个“素食”工作，然后再完成其他工作。如果你每天关注的任务过多，则很可能一项任务也完成不了。

√ 不要每天一上班就搞人际关系。直到你完成了一个“素食”工作后再开始搞人际关系。

√ 充分利用你的能量循环。在你能量最旺盛的时候处理棘手、高回报的任务，在你状态差的时候处理轻松的任务。

√ 安排时间批量处理电子邮件和电话，以节约时间。

√ 在前一天晚上为第二天早上（上班前）作准备。

√ 早点儿上班、准时下班。不要在办公室或家里挑灯夜战。

第5章

分清工作的优先次序并将你的优先次序告诉同事

你很少能得到你想要的东西，除非你事先知道你要什么。如果你犹豫不决，就常常会让其他未雨绸缪的人占得先机。

——莫里斯·斯维兹尔（Maurice switzer）

为什么我们不能准确地分清工作的优先次序

有三大原因导致人们无法快速、准确地分清工作的优先次序：

① 他们试图在缺乏必要信息时分清优先次序。其实，提出好的问题是提高效率的最便捷之道。

② 他们被人性所困，因此，他们从事的是自己认为最好去做的工作，而不是自己认为（从心底里）应该去做的工作。

③ 他们在收到他人要求时，只得到非常少的信息。

人性如何左右我们的判断

通常我们的意图都非常好。我们浏览工作清单，并从中选择一项活动去做。我们的选择是正确的吗？说实话，很多时候我们发现自己做出的选择其实是错误的。你是否在下班前看着自己的清单，发现上面剩下的全是“素食”工作？作为一个超级拖沓的家伙，我花了很长时间才意识到人性在我判断优先次序时起到了关键作用。直到正确地认识自己之后，我分清优先次序的能力才有所提高，并开始从事“素食”工作。

这些特征是否似曾相识？

• 我们倾向于先做自己喜欢的工作。

• 我们先处理容易的任务或要求。

• 我们先处理不费时的任务或要求。

• 我们做事喜欢拖沓。

• 我们喜欢做自己感兴趣的事（因为它们似乎节省时间）。

• 我们只要有干扰就会去处理，不管手中的工作有多么重要。

• 我们喜欢先做自己熟悉的事，而将需要更多信息或需要培训的工作搁置一边。

• 我们先完成小任务，而把看上去艰巨的大任务放在后面。

• 我们宁愿先处理别人的要求，而不是自己的“素食”工作。

• 选择任务常常是根据自己的习惯，而没有经过深思熟虑。

既然你已意识到人性对选择任务有重要作用，那么你就必须放慢节奏，想清楚自己选择某项任务的动机。如果你能更快地选择，并完成关系到你的目标、上司的任务和关键项目的任务，每天你就能提前结束工作。

判断并处理优先次序

确定工作优先次序的第一步，是记录你每周的时间安排。大家要看一看自己的时间究竟是怎么花掉的。很多人似乎只是在“随大流”。

当我客观地看待自己的“时间管理表”时，发现自己也有这样的问题，在收到任务和项目时，大家还需要掌握更多的信息。我发现，与其猜测或推测正确答案，不如直接提问来得快。请记住，推测不但更费时，而且容易出错，出错的概率是50%。

（如果你已完成了时间管理表，那么现在是你练习书中提到的方法和技巧的最佳时机。所有做过这项练习的人，都从中得到了收获，激励他们提高自己的组织技能。）

确定优先次序

确定优先次序的方法有两种：

• 传统的aBc优先排序法。

• 新型的“充分利用时间”法。

人们在确定工作的优先次序时，通常会根据对方的性格或他们在公司中的职位进行猜测。我推荐的这两种方法，能帮助你提高确定优先次序的速度和准确度。

传统的ABC优先排序法

a类事情是在今天必须完成的事情。它们应该：

• 对你的领导者很重要。

• 充分展示你的才能。

• 对你的顾客、平级同事或团队成员至关重要。

B类事情是应该做的事情。它们也是“素食”工作，但不需要今天完成。如果你能有效地制订计划，就应该在这些事情变成a类事情之前动手去做。

c类事情是想做的事情。一旦你有时间了，就可以做这些事。

技巧：

a类、B类事情的关键区别在于，a类事情必须在今天完成，B类事情的完成没有时间限制。

新型的“充分利用时间”法

在你完成一项任务后，取出总清单，根据以下三种因素选择新任务：

① 你还剩多少时间可以利用？如果你只有10~15分钟，开始一个项目是来不及了。回三个电话或两封电子邮件或许更合适。

② 你的精力如何？现在是精力最旺盛的时期还是最低迷的时期？如果你的头脑还清醒，一个“素食”工作就是最好的选择。如果你感觉累了，或许回电子邮件是最好的选择。

③ 这段时间哪件事情最重要、最紧急？如果时间所剩不多，少做一些项目可能是不错的选择，这样可以推动该项目的进展。如果时间还很充裕，你可以多做一些项目。

如何判断优先次序（紧急程度和重要性）

1. 如果对方要求的时限是“尽快”，你必须问清楚 ：“你到底什么时候要？”否则，你怎么知道这个要求和你手中的工作相比哪个更重要、更紧急呢？你只有知道明确的期限，才能判断出这个要求的紧急程度。

2. 你必须知道这个要求为什么如此重要。向对方提问题，判断这个要求是否真的那么重要。你只有知道他们为什么要在指定期限内完成这个要求，才能判断这个要求的重要性。

技巧：

你是否曾匆匆忙忙地完成一个对方所谓的必须“尽快”完成的要求，却发现他们在拿到你完成的资料后迟迟没有开工？因此，查明对方需要在某个时间内满足这个要求的原因，是非常有必要的。

我之所以告诉你这样做，是因为有一天我发现，自己的清单上全部都是a类事情。所有人都说自己的要求是紧急且重要的。如果按照传统的方法来划分，他们的要求都是a类事情。然而，当我问对方“你到底什么时候要”，并查明他们在那个指定的期限前需要的原因后，我发现有至少50％的要求根本不是a类事情。

决策制定矩阵

有时限压力

“素食”（a）

没有时限压力

“素食”（B）

有时限压力

总清单（c）

一旦我有机会

（如果我有空）

处于矩阵左侧的事情必须今天完成，矩阵右侧的事情则不必今天完成。

技巧：

为了使计划更有效，你每天应该做矩阵右上方方框内的工作，以防止这些工作进入左上方方框内。只有这样，你才能保持领先：在工作到期前，每天都有一点进展。

案例研究

吉姆的工作压力实在太大了。似乎所有的事情都很紧急、很重要。平时，他排定工作优先次序的标准是，谁总是缠着他、谁嚷嚷的声音最大，或者谁总提要求。似乎无论他选择做哪个工作，都会有人不高兴。

有时候，他会匆匆忙忙地完成某人所提的紧急要求，可过了几天却发现，自己完成的资料还放在对方的办公桌上，纹丝不动。

有一天，他终于意识到：“或许我应该问清楚。最坏的情况，就是听到他们说‘我现在就要’。”他明白，通常他可以经过商议为自己争取更多的时间，并将对方要求做的事情安排到对自己比较有利的、合适的时间去完成。他要做的就是问清楚。

影响他人的五步模型

当你要求他人做某件事的时候，必须告诉对方你的时间要求和原因。其实，你是在告诉对方你的截止日期和理由，以便他们分清工作的优先次序。确保他们真正明白你的要求并回答“是的”；确保他们真正明白，你现在指望他们来完成这个要求。

马戏团团长的技巧：当你告诉对方你想“尽快”获得帮助时，他们很可能不重视你的要求，并把它放在清单的最后。因为他们是马戏团团长（因为你将控制权拱手相让），而你成了野兽。不要出于对别人的同情，而让自己的截止日期打折扣。

马戏团团长在提要求的时候会这么说：

① 请你……好吗？（使用一种合作的口吻。）

② 无论哪种方法（让他们说是、不是或其他内容）。

③ 要求要明确（避免产生疑问）。

④ 截止日期要明确（有助于对方分清要求的优先次序）。

⑤ 指出好的或坏的后果（如果他们没能按时完成工作）。

以提问的方式提出你的要求，告诉对方“需要采取行动”。开放式的问题能够缓和语气。使用“请”之类的语气词，可以加重希望合作的语气。千万不要落下第5步。造成拖沓的第9个原因，就是对方没有看见或听见要求之所以重要的原因。第5步将使你的截止日期变成对方关心的事。如果你落下了第5步，你的截止日期仍然只是属于你，与对方无关。

当别人向你提要求的时候，你希望他们能够更加明确。轮到你提要求的时候，也应如此。这对你们双方都是双赢的事。

如何对要求进行商议

当你拿起电话时，电话的另一端常常会告诉你要立即做什么事。这件事很紧急。你需要下意识地先问问自己：“这是真的吗？”

过去，我经常根据某人的语气或者他/她在公司中的职位来猜测要求的优先次序。哎，我是不是太傻了？下次如果再有人向我提要求，我就要问问：“最晚什么时候给你？”对方的回答一定会让你大吃一惊。我们猜测对方现在就要，其实下班前或明天给他也是可以的。你要设法判断任务会落在矩阵的哪个方框内。

案例研究

当詹妮弗在下班前浏览自己的清单时，她发现上面只剩下自己最不喜欢做的工作。她百思不得其解。看上去，她一整天都忙得团团转。她暗自思忖：“我目前过度劳累。”接着，她记录了自己一周的时间，发现是以下几个方面是造成现在的局面的因素。

她每天上班的第一件事就是先处理电子邮件。接着休息一会儿。之后她开始从最喜欢、不太费事的任务开始做起。（她可以把这些工作从清单中划掉。）一想到要开始做艰巨的工作，她就会不停地想：“现在我的时间不够了。等到下午3点再做或许更适合。”（于是，到了下班前，她会说：“好吧，我明天开始做。”）

詹妮弗发现，每当某人要求她做其他事情时，她都会不假思索地扔下手中的工作。看上去她一整天都在不停地从一个工作转移到另一个工作。她感到很纳闷儿：“我是不是太轻易放弃了手中的工作呢？”

詹妮弗开始思考：“当我在做某件事的时候，我为什么要做呢？”她发现自己一整天都在搬起石头砸自己的脚。当她改变了做事方式后，就能够准点下班了。

成功人士每次只做一件事

大多数人都想同时做很多事。研究显示，成功人士每次只做一件事。他们认为这么做花费的时间更少。他们可以集中精力、更快地完成工作，而且犯的错误更少。

想一想，当你一边讲着电话，一边阅读和写电子邮件是什么样？花费的时间会更长。电话的另一端会说，你在说话的时候一定还在忙着别的事情。每次只做一件事，这种能力需要靠纪律来维系。成功人士会做出如下选择：

• 尽可能拖延干扰，以便有足够的时间完成手中的工作。（这是增加每天和每周工作完成量最快捷的方法。）

或

• 如果干扰的优先次序更高，那么接受它。如果出现这样的情况，成功人士会记录重要的看法或想法，以及他们当前工作的进展，并添加到自己的清单上。

判断这个要求是否和自己的时间表相冲突

成功人士学会采用商议的方式，将干扰或要求安排到自己的日清单里。你能否营造一个双赢的局面，既符合对方的要求，又能争取到对自己有利的时间？

过去我并不是这么做的。只要得到一个要求，我就会马上转移目标。我觉得自己的思维方式必须做出改变。我不应该再想“马上转移目标”，而是应该停下来想一想：“如何安排时间才能既对我有利，又能满足他们的要求？”

一旦我开始提问题并批量处理任务，我便开始与对方进行商议，以便不和我的时间表发生冲突。但请记住：你必须有一张总清单，记录这些要求，以免自己忘记。

记下任务并圈出截止日期

如果你能同对方商议成功，请务必在你的总清单上记录你们双方同意的内容，并圈出双方同意的截止日期。要言而有信。如果你失信了，你将会失去在将来同这个人商议的权利。

技巧：

如果有可能，请在双方商议的截止日期前完成工作！

将你的计划告诉领导和团队成员

当你的领导带着他/她认为非常重要的事情找到你时，把你的清单拿给他看。告诉你的领导你现在手中正在做的事，和你当天必须完成的其他工作。如果你在前一天晚上没有准备计划，就不可能做到这一点。

请领导告诉你最后期限，并排定你工作的优先次序。如果由他来排定优先次序，速度会更快，优先次序会更准确。看看自己能否重新排定其他任务的优先次序，以便将新任务或本该属于你的总清单或日清单中的要求安排进你的时间表。

技巧：

最好是引导你的老板了解你当前需要完成的工作、截止日期。

你的老板可能会觉得你手中重要的工作太多了，已经忙不过来了，从而将任务委派给其他人。对于团队成员，这个道理也一样适用。给团队成员看你的清单，他们就会了解你正在做什么，什么事情对你更重要。

案例研究

盖尔工作非常卖力。她总是说“好的”。不管她看上去有多忙，只要有事，她的老板都会走过来对她说：“你能帮我做件事吗？”而她觉得自己应该回答：“当然，但如果这样的话，我无法完成手中当前的工作，可是我能有别的选择吗？”她的老板好像得了健忘症。

她想：“或许我应该把清单拿给他看看，让他知道我有哪些重要的事情要做，或问清楚具体情况。”她第一次这么做的时候，她的老板说：“我不知道你这么忙。你继续做手头的工作吧，我去找别人。”盖尔有点后悔：“有些话我真应该早点儿说。”

快速技巧

√ a类事情是有明确截止日期的任务或项目，需要在今天完成，且对方告诉了你不能耽搁的重要原因。

√ B类事情的重要性不亚于a类事情，但没有明确的截止日期。

√ 每天都做一点B类事情，使其向前发展，防止其变成a类事情。这样可以减轻压力。

√ 如果有人说要你“尽快”完成某项工作，问问他们具体是什么时候，否则你无法准确判断这个要求的重要性和紧急程度。

√ 其他的分清优先次序的方法包括：

• 你还剩下多少时间可以利用？

• 此刻你的精力如何？

• 根据以上两种因素，哪项任务最适合你？

√ 确保自己在向他人提要求的时候给予对方明确的完成或回复的截止日期，以及按期或未按期完成有什么好或坏的后果。

√ 以一种开放式的提问提出你的要求，注意使用恰当的语气与合作的口吻。

√ 确保自己在选择任务时不受他人干扰。

√ 成功人士每次只做一件事。

√ 不要轻易放弃手中正在进行的任务或项目。

√ 设法推延最新的要求，确保你有足够的时间完成当前的工作，或至少使当前的工作告一段落。

√ 如果你必须停下手中的工作，则一定要做好记录或标记，这样将来你才能知道自己应该从哪里开始做起。

√ 看看能否对要求进行商议，从而使得这项要求在时间上既能够有利于你的进度，也能令对方接受。

√ 务必在你的总清单上记录商议好的任务和明确的截止日期，以免自己忘记。

第6章

控制并有效使用电子邮件

如果你希望成功地管理和控制他人，先学会管理和控制自己。

——威廉·J·别特克（William J. Boetcker）

在当今的工作环境中，电子邮件是被滥用的沟通方式之一。我认为它是导致公司内部沟通出现问题的罪魁祸首。这就是为数众多的公司尝试每周禁止使用一次电子邮件的原因。

许多人认为通过电子邮件可以解决一切问题，但结果却是沟通质量大打折扣。此外，它还是一种打着做有意义的事情的旗号来消磨时间的方法。

为了有效地使用电子邮件，你必须养成习惯。电子邮件让人既爱又恨的东西：我喜欢收电子邮件，但讨厌里面的内容。这好比坐过山车。每天下班前我都感觉自己被掏空了。在本章中，我们将会看到：

• 如何控制电子邮件。

• 如何使用outlook中的组织工具管理电子邮件。

如何控制你的电子邮件

以下是我常用的一些控制电子邮件的策略，通过这些策略，我每天能够减少收发邮件的时间。

关闭电子邮件的通知功能，定期检查电子邮件

在当今的工作环境中，电子邮件是最大的干扰之一。如果你的电脑一接到新邮件就自动发出通知，请关闭这个功能，特别是在“素食”工作期间。最好是能够全天关闭，定期检查邮件，或者也可以全天开着，但一个小时查收一次。

我的纪律性很差。如果我一整天都开着电子邮箱，只要一听到邮件通知的声音，我就会马上停下来去看邮件。人习惯于后进先出原则。为了抑制这种冲动，我训练自己每小时查看一次电子邮件 ( 每小时的开头 )，上午和下午最多各两次，除非我在等一封重要的邮件。如果是这种情况，我会打开邮件通知窗口，以便知道收到了新邮件。

关闭电子邮件的通知功能，每小时检查一次。当你检查邮件时，你就是马戏团团长。

技巧：

告诉别人，如果他们有一个事关时限的问题或要求，需要在一个小时之内得到回复，他们应该打电话告诉你。

最坏的情况下，打开邮件通知窗口，当收到新邮件时，电脑屏幕就会弹出一条信息。你知道收到邮件就行了，可以继续干完手中的活儿。要关闭声音通知和/或通知窗口，点击“通知”按钮即可。

案例研究

电子邮件占据了埃德生活的一大部分。每天早上他做的第一件事就是检查自己的电子邮件。事实上，更糟糕的是，他在去办公室之前就在家里接收邮件。一晃就到了10点，他还没开始做任何事。

接下来，每当电脑发出“叮”的一声，他就会停下手中的工作去查看邮件。而收到的信息却常常让他感到失望。（电子邮件让人既爱又恨。）当埃德回复了邮件后，其他人就会知道埃德收到邮件就会处理，于是他们就会发得更多。

（好像他一旦打开了电子邮件就无法再关上。）他知道自己必须得做点儿什么。他要成为能够控制电子邮件的马戏团团长。他发现，如果自己关闭了电子邮箱，并定期检查邮件，成为马戏团团长就指日可待。

当关闭了电子邮箱，并安排合适的时间检查邮件，埃德每天能多腾出一个小时工作。

如果你必须先检查电子邮件

将电子邮箱的界面设置成预览窗口，这样你就可以看见邮件的主题和邮件正文前3~4行的内容。点击“视图”→“自动预览”。通过这个功能，你将快速浏览电子邮件，判断早上应该最先该给谁回邮件。我没有时间看完邮件的全部内容再判断其优先次序。立即删除垃圾邮件，减少邮件数量。

技巧：

在每天开始工作的时候，你只需在电子邮件中寻找“素食”工作，即那些需要在当天完成，且对方已说明重要性的工作。如果没有重要的电子邮件，将其放进你的总清单中，稍候再处理，或者直接删除。

你必须让发件人在邮件的主题一栏写明他们发邮件的目的，并在邮件正文的第一段写清楚他们需要你做什么工作和明确的截止日期（在第2章曾讨论过）。你会选取并回复一些最重要的邮件，然后关上邮箱。

利用你前一天晚上在日清单中记录的6项任务，对邮件进行过滤，判断邮件是不是重要邮件。如果邮件的重要程度比不上清单中其他工作，在下一次检查电子邮件的时候再回复。这样，你就可以从电子邮件中脱身，快速开始“素食”工作。

批量处理电子邮件

如果每次只做一件事，你会更节省时间。通过定期检查电子邮件（比如一小时一次或一天四次），你可以集中精力处理电子邮件，更快地完成工作。这样，你才能真正做到每次只做一件事，回复电子邮件的速度也将有所提高。

给自己10~15分钟时间，按照事情的优先次序，尽可能多地处理收件箱中的邮件，然后关上邮箱，继续工作。

使用即时通讯工具的技巧

即时通讯工具会瞬间降低你的工作效率，影响你当天完成的工作量。我认为，如果你想讨论某件事或咨询问题，相比在“即时通讯工具”上来来回回地说，打电话预约时间或召开会议效率会更高。

让“即时通讯工具”一整天开着，就是给自己创造机会，使自己不停地从一个工作转移到另一个工作上。当天能完成的任务或活动的数量将大大减少。我们已讨论过破坏性极强的干扰会导致怎样的后果：你掂量着办。

有一种例外情况。如果安装“即时通讯工具”的前提是推动某个项目或任务的完成，以便提问更便捷和发起实时讨论（远程），这个工具就是必要的。

电子邮件只处理一次——进行相应的处理

在你第一次阅读电子邮件后，就应马上进行相应的处理。看完邮件后首先删除，然后对最重要的邮件进行相应的处理，最后将其余邮件归档，保持收件箱的整洁。

不要把收件箱当成工作清单

把收件箱当成工作清单，是导致效率低和陷入麻烦的主要原因。这同在办公桌上堆满文件一样。规则是，收件箱内的邮件数量永远不要超出屏幕所能显示的范围。大多数人每天浪费在找邮件正文上的时间为30分钟。

当阅读完一封邮件后，第一件事就是立即采取以下行动：

• 处理邮件后将其归档。

• 设置标志并将其归档，以便将来处理。

• 将其放进你的时间进度表或设置提醒，以便在将来处理。

• 删除或阅读完删除。

说“不”

如果事情与你无关，请通过电话或电子邮件告诉对方，发邮件时不要同时发给你或抄送给你。如果你不说“不”，事情将不会发生改变。

技巧：

告诉你的直接下属涉及哪些项目的邮件需要抄送给你；否则，他们会把所有邮件都抄送给你。

处理垃圾邮件

垃圾邮件的形式可谓多种多样。立即删除这些邮件，千万不要打开。如果你打开了，它将会告诉发件人这是一个有效的电子邮件地址。

更适合使用电子邮件的规则

电子邮件

电话

只需要信息

需要立即响应

提供了一个书面备份

需要提问题

有的人对电子邮件的反应更快

想听到某人的声音

可以同时发给数人

私密性

技巧：

严格地说，电子邮件不夹杂任何语气。如果你不确定某人将如何解读你的电子邮件，干脆给他/她打电话，或者在点击“发送”按钮前给他们打电话，让对方听到你的声音，从而理解电子邮件的意思。

发邮件要比打电话节省时间，要比作记录更方便，特别是在你忙的时候。电子邮件是用来传递信息的，电话是用来讨论问题的。如果你需要讨论问题，就应该拿起电话拨过去。

利用日历安排你的工作进度

利用在线日历，安排你要参加的会议、预约以及你为了准时完成某些重要的项目空出的时间。这样，别人就会了解你什么时候有时间，什么时候适合召开一项会议。

利用电子邮件系统管理电子邮件

无论你使用的是Lotus notes、outlook还是groupWise（novell公司旗下的邮件系统），这些工具都可以帮助你节省大量的时间。关键在于，每周你应该学会如何使用一种新的工具并真正将其用到实处。短期内你可能会多花点儿时间，但从长远来看，可以达到事半功倍的效果。

这些工具可能藏在Lotus notes、outlook或groupWise不同的工具栏里，但简单易懂的使用手册将会为你详细讲解如何使用这些策略。以下介绍一些易于使用的工具和策略，让你每天都工作得更加轻松。

关闭你的电子邮件通知功能

如果你听到电子邮件发出“叮”的声音，或者看见通知窗口弹出来，你可能会中断手中的工作去查看邮件。点击“工具”→“选项”→“电子邮件选项”，选择“高级邮件选项”。

点击“收到新邮件”按钮，确认“播放声音”选项前没有打钩。如果你想知道是否收到电子邮件，在“通知区域显示信封图标”选项前打钩即可。

确认“显示新邮件桌面通知”选项前没有打钩。

利用自动预览或预览窗格节省打开电子邮件的时间

你可以不必打开全部的电子邮件正文，可以利用预览窗口来查看，以节省时间。你可以告诉发件人，让他们知道：

① 在主题一栏写明他们发邮件的原因。

② 在邮件正文的第一段，写明他们的要求及截止日期。

点击“视图”→“自动预览”。“视图”下面另一个选项是“阅读窗格”。选择“靠右”或“底端”，你将会看见你的个人文件夹、收件箱和邮件正文。

创建电子文件夹和子文件夹

如果邮件箱里的邮件数量超出一个屏幕的显示范围了，那么就应该整理你的邮箱了。如果找邮件所花费的时间太长，你就应该把这封邮件放进收件箱里。

不要建立太多的主文件夹。如果每个主文件夹都附带子文件夹，那么主文件夹的数量最好不要超过10个。

技巧：

电子邮件中文件夹的名称和目录，必须和桌面上文件夹的名称和目录一致。以下介绍一些常用的文件夹名称：

• 需要采取行动（经常是你的领导或客户）。

• 客户和/或潜在客户。

• 参考资料。

• 会议。

• 分派工作。

• 项目（每个项目要单独建立一个文件夹）。

用颜色标志你的接收邮件

用颜色标志发件人是判断邮件重要性的最快速的方法。这样，收件箱中由你的领导、团队成员或客户发来的邮件将格外醒目。当打开电子邮箱时，你的注意力将先集中在这些邮件上。

点击“工具”→“组织”→“使用颜色”。突出显示收件箱中的一封邮件，发件人的姓名将自动出现在方框内。然后，选择你想使用的一种颜色，点击“应用颜色”。于是，这个人所有的邮件，都会显示为你所选的那个颜色。

说明：这种着色不是一成不变的。你可以随时把它变回黑色（默认的颜色）或按照上述步骤变换成其他一种颜色。

如果你想看见只发送给你的邮件，打开抄送过滤器

如果你的邮箱地址出现在“抄送”一栏，这意味本邮件仅供参考。当你的邮箱地址出现在“收件人”一栏，这意味着需要你采取行动。如果打开抄送过滤器功能，将使得需要你采取行动的邮件格外醒目。点击“工具”→“组织”→“使用颜色”，点击第二个项目符号，“将只发给我的邮件显示为蓝色”，点击“打开”。这样，只发送给你的邮件将全部显示为蓝色。

给邮件设置标志，或放进你的日历

如果你阅读邮件后发现不需要立即处理，可以给它设置标志或将其放入你的日历，以便你将来抽时间处理它们，避免忘记。右击邮件，选择添加合适的提醒。而且，每封邮件的右侧也有一个空心的“小旗”，点击它，根据你想添加的提醒选择合适的标志。

创建规则，移动和阻止某些电子邮件

这个神奇的功能可以帮助你管理收件箱。它不但可以删除不想要的邮件，还能自动将某些邮件移至指定的文件夹，以防收件箱空间不足。

你可以设置一个垃圾邮件过滤器，根据发件人或邮件内容自动删除邮件。请点击“工具”→“组织”→ “使用文件夹”。可使用快捷方式，点击鼠标右键，“创建规则”→“主题包含”→“将电子邮件移至文件夹”→ “选择文件夹（垃圾邮件）”→“确定”。

如果你希望某些人或某些部门发来的邮件不直接进入你的收件箱，而是进入你预先选择的文件夹，可以重复上述步骤。你需要做的是将“垃圾邮件”文件夹改为其他合适的文件夹。这样，当你接收到一封由这些人发来的新邮件的时候，就会看见那个文件夹的旁边有一个蓝色的数字。

定期存档，清空文件夹

每天下班前或每周结束前抽出一段时间，检查是否有不需要的文件夹。使用快捷方式，点击“自动存档”选项。点击“工具”→“选项”→“其他”→“自动存档”，在你认为合适的选项前的方框内打钩。每个文件夹都可以用于实现不同的目的。

使用邮箱清理功能

点击“工具” →“邮箱清理” →“查找”，输入“365”天。所有超过一年以上的邮件都会被显示出来。问问自己：“这些邮件还需要放在收件箱里吗？是否应该删除或存档？”

如果你做事有条理，就可以缩短上述的时间周期，你就能更轻松、更高效地管理你的文件夹。

设置拼写检查

大多数电子邮件系统都有拼写检查功能。你只要手动设置即可。在outlook中，点击“工具”→“选项”→ “拼写检查”即可。并在下列方框内打钩：

• 每次发送前自动拼写检查。

• 在答复或转发时忽略原件的正文。

• 始终提示错误单词的替换单词。

• 当Word不是电子邮件编辑器时，使用自动更正功能。

这将大大节省修改邮件的时间。请记住：你还要检查语法。

利用已读回执功能跟踪你的邮件

点击“工具” →“选项” →“电子邮件选项” → “跟踪选项”→“已读回执”和/或“送达回执”。这样可以让你发觉潜在的问题，以便你进行后续跟踪。如果收件人打开了邮件，你将收到一个回执通知。

说明：当然也有例外，如果收件人使用“自动预览”功能，即使他们看见并阅读了你的邮件，你也收不到回执通知。

按照日期、发件人或主题，整理你的收件箱

打开收件箱，点击“工具”→“组织”→“使用视图”，选择你想要的邮件显示方式。使用快捷方式，只需改变“收件箱”一栏正下方的视图选项。你的选择包括：

• 发件人

• 接收时间

• 主题

• 标志

创建签名帮助收件人

在邮件末尾写一个简单的签名，让收件人看见你的三种联系方式。签名不要超过6行。

点击“工具”→“选项”→“签名”设置即可。确保你的签名中包括：

• 姓名。

• 公司名称。

• 部门和职位。

• 邮箱。

• 电话号码。

• 传真号码。

大多数的签名还包括企业的网址和一些法律声明。签名不能超过6行，且不能包含某位逝者的励志名言。

如果你即将“外出”

如果你即将外出，启用“外出”功能，给你的发件人一个快速回复。向他们提供办公室里另一个人的联系方式，并列明这个人的电子邮件地址和/或电话号码。发件人将立即明白，你将在某一特定时间外出，在你回来之前他们可以联系你办公室里的另一个人，或等你回来后再联系你。

点击“工具” →“外出时的助理程序” →“我目前外出”即可设置。在“使用以下消息对每个发件人自动答复一次”的方框内，键入你想让发件人在你外出时收到的信息，并点击“确认”。信息要明确且不要太长。

快速技巧

√ 关闭邮件的通知功能，改为定期检查邮件。如果你检查邮件，可以利用“预览”功能，并且只寻找“素食”邮件。

√ 如果你每天早上到办公室的第一件事是检查邮件，那么可以先寻找“素食”邮件。完成一个“素食”邮件后，再处理其他的邮件。

√ 用颜色标注最重要的发件人发给你的邮件，以便你可以一目了然。

√ 利用抄送过滤器将只发给你的邮件显示为蓝色。这意味着需要你采取行动。

√ 批量回复邮件，以便节省时间。

√ 除非真有必要，否则不要使用“即时通讯工具”。

√ 使用“自动预览”功能浏览每封邮件的主题和正文的前三行。这样，你就不必打开每封邮件看看是什么内容。

√ 每次检查电子邮件，可以采取立即删除、回复邮件或将邮件移至文件夹并添加提醒等方式处理邮件。

√ 除非你想要成为核心人物，否则不要让发件人把邮件发给你。

√ 保持收件箱整洁有序。不要把收件箱当作工作清单来用。

√ 建立文件夹和子文件夹，并和桌面上的归档系统保持一致。

√ 建立规则，移动和删除某些邮件。

√ 给邮件设置标志，以提醒自己将来处理它们。

√ 启用拼写检查功能，使每封邮件在发出前进行自动检查。

√ 如果你需要讨论问题，应该打电话而不是发邮件。邮件用来传递信息，电话或会议用来讨论问题。

√ 如果邮件内容很敏感，你应该改为打电话。

√ 利用“已读回执”功能，跟踪你发出的重要的、有时限要求的邮件。

√ 根据日期、发件人或主题整理你的收件箱，利用“视图”功能查找邮件。

√ 当你需要归档时，从收件箱中近期的邮件开始着手，然后再处理更早期的邮件。

√ 当你即将外出时，启用“外出时的助理程序”功能。当你离开办公室时，将发件人引荐给另一个能帮助他/她的人。

√ 利用日历功能向他人展示你的时间进度。

√ 每周花一点时间了解outlook的新功能。

第7章

规划写作和演讲，效果立竿见影

如果你希望成功地管理和控制他人，先学会管理和控制自己。

——威廉·J·别特克（William J. Boetcker）

利用主题栏吸引收件人的注意力

改进主题栏是让自己的邮件获得对方迅速响应最直接的方法。利用主题栏告诉收件人此封邮件的目的，而不需要公布邮件的内容。让收件人产生一种迫不及待打开邮件的冲动。让你的主题栏在对方的收件箱中赫然醒目。所有读者都想知道：

• 我为什么收到这封邮件？

• 需要我做什么？

• 对方什么时候需要？

一般读者会在短短5~10秒内判断是否要对你的邮件采取行动、归档或是删除。为了营造紧迫感，可以在主题栏写明截止日期。

我们通常会最先处理那些看似容易或不太麻烦的事情。因此，如何给读者留下良好的第一印象非常关键。当收件人打开邮件时，如果你的邮件正文看上去复杂难懂，且看着和/或理解起来颇为费劲，那么收件人往往会关掉邮件或直接删除。

案例研究

布莱恩所从事的项目，非常依赖同事的帮助和同事提供的信息。唯一的问题是，似乎所有事情都需要花费很长时间。他发出去的邮件长达三页，然而，两星期后这份邮件依然石沉大海。他从来没想过或许是自己的问题。然而，他很清楚如果不能及时得到同事的回复，自己绝对不可能准时下班。

布莱恩向他的朋友求助，请对方看看自己的邮件出了什么问题。他的朋友说：“很简单。如果是我，我也不会回复你的邮件。”

“为什么？”布莱恩问道。

他的朋友解释说，“如果我不能很快看出一封邮件的目的，而你又不是我的老板，我不是把它删了，就是等到有时间的时候再来看。当我打开你的邮件，发现要花很长时间才能看完，于是我决定有时间的时候再接着看。”

他的朋友接着说，“此外，你还应该告诉对方截止日期和请对方及时回复的重要原因。如果你写的是‘尽快’，我一点都不觉得你很急。”当布莱恩开始告诉收件人截止日期后，他收到回复的速度明显加快。

你写信或电子邮件的目的

在你开始撰写电子邮件之前，需要明确你写信的目的。许多发件人发现，自己的信或邮件没能抓住问题的要害。这是因为他们的信或邮件一开始就是介绍情况，而不是说明写信的目的，因此，直到对方读到最后才能看出发件人写信的目的所在。而且，发件人的主题栏也写得平淡无奇。

你是想劝说、告知、询问/回答某个问题，还是想向某人表示谢意？当你决定并写下邮件的目的后，你要准备分析收件人。什么样的文体会吸引收件人的注意力？

每次只谈一个焦点或议题

写邮件的规则是每次只谈一个主题或议题。如果你有多个议题、行动要点或要求，在正文的第一段写明，让收件人知道。如果你不这么做，他们很可能只回复一个要求或问题，你还得再次发邮件或再次提要求。

添加空格，并在你的要求或问题前添加项目符号或编号。

写信前分析你的收件人

大多数作者犯下的一个最严重的错误是，他们在下笔前没有花时间分析收件人。你对收件人了解得越多，邮件的定制程度就会越高。

• 你的收件人是谁？

• 你的收件人对你的主题了解的程度有多少？（这将决定你需要提供多少信息和背景资料。）

• 他们年轻还是年长，是女性还是男性？

• 他们喜欢什么样的邮件，是简短、直切主题的，还是先寒暄几句再引入话题的邮件？

理解你的收件人

你的收件人可能正遭受来自各种渠道的、各式各样的干扰。让我们看看，你的收件人可能会因为什么样的任务而分心：

• 正在回复他人的邮件。

• 正忙着完成一个马上到期的任务或项目。

• 正处理同事的干扰或其他噪声。

• 正在接电话。

• 正在做会前的准备。

• 正同其他员工或职位相同的人拉关系。

问问自己：“怎样才能让收件人放下手中的事来看我的邮件？”你的邮件是否足够吸引人，让收件人outlook发出“叮”的一声后就想一睹为快？

你的邮件必须具备以下三个特征

1. 简短。

2. 直切主题。

3. 易读、易懂、令人印象深刻。

理解关键所在

一般读者在打开信或邮件后，会在5~10秒内做出判断，并决定是否：

① 看完邮件并采取行动。

② 放进文件夹或塞进一堆文件中，有时间再看，前提是如果还能找到的话。

③ 删除或扔掉。

让收件人易于理解

1. 使用简短、简单的词汇（无论是写起来还是读起来都更快、更轻松）。

2. 邮件的末尾处必须写明要求读者回复的截止日期和必须在此日期前回复的原因。

3. 使用项目符号，而不是采用段落划分，如有必要，可以画表格。

4. 让邮件看上去易读。

5. 保持邮件段落简短（长度不超过3~4行）。

6. 保持语句简单，使之易读、易懂。每句话不超过17个字。

7. 邮件的语气不要强硬。在发送邮件前进行检查。

使用PADD模型组织你的写作

为了让你写作的速度更快，并使收件人读起来更轻松，在下次写信的时候，试着使用以下这个简单的模型。

PADD代表：

• 目的（purpose）：你为什么要发送这封邮件。（用4~8个字在主题栏写明）。避免写得像新闻标题似的。

• 行动（action）：你希望收件人做什么。（在正文的第一段写明，让收件人对行动一目了然。）第一段要尽可能简短，长度不要超过2~3行。

• 细节（detail）：就是使用项目符号或编号的列表。

（如果你是按照段落来写，细节就是邮件的主体或处于邮件的中部。）

• 截止日期（deadline）：邮件的末尾处务必写明截止日期以及合理的原因。（让你的截止日期成为收件人最关心的事。）

说明：为了突出强调邮件的重要性，可以在邮件的主题栏写明截止日期，不要使用“尽快”的字样。分清优先次序的首要依据是截止日期。

在邮件的结尾你可以写道：请于今日下午5点以前告诉我答案好吗？否则，我今天将无法完成这个项目。（不要说“提前表示感谢”。这对收件人而言毫无意义。）

如果你必须转发邮件，请给予指示

在主题栏或正文第一段的开头加入你的评论意见。这将为收件人节省时间。“仅供参考”对于收件人而言毫无意义。而一条用不了30秒就能写完的简短评论，却能帮助读者节省几个小时的时间。

当你点击答复键时，先修改主题栏

许多人认为点击“答复”键，输入一段文字或一个回复，再点击“发送”键就完事了。这很快就会形成一串长长的邮件。可以试着把主题栏改为：

• 我的回答是……

• 我的回复是……

• 你的要求或……

经过修改，收件人就会知道这是一封最新的邮件，并会很快明白发件人的目的。

邮件礼仪

以下是一些简单的规则，可以避免使你陷入困境并帮助你达到目的：

① 你的邮件代表你的形象。

② 你的邮件代表你公司的形象。

③ 像写信或便条的格式写邮件。不要使用快捷方式或符号。

④ 在点击“发送”前再检查一遍。

⑤ 试想下如果公司总经理收到你的邮件，他/她会怎么想？

⑥ 只有当邮件确实紧急时才标上紧急符号。

⑦ 由于电子邮件可作为法庭证据，如果内容敏感，则应该直接打电话。

⑧ 不要写内容敏感的任何事情。

⑨ 使用简单的表格，避免使用花哨的背景。

⑩ 根据你对收件人和主题的了解程度，决定使用不同的格式和语言。

快速技巧

√ 利用主题栏吸引收件人的眼球。让主题栏看上去像一条新闻标题。让收件人产生强烈的好奇心。

√ 用6个字概括主题，使主题栏提纲挈领。

√ 动笔前先明确写此封邮件的目的。

√ 每次只谈一个焦点或议题。如果你想讨论或询问更多的问题，应该在正文的第一段中告诉你的收件人。否则他们可能会看不到。

√ 理解收件人。怎么做才能让他们打开你的邮件并采取行动呢？邮件要写得简短、易读和易懂。

√ 邮件：

• 简明扼要。

• 直切主题。

• 易读易懂。

√ 一般读者会在5~10秒内判断自己是否要：

• 阅读你的邮件并采取行动。

• 先阅读邮件的一部分，等有时间再接着看。

• 删除。

√ 写邮件时务必不要使用强硬的口气，否则对方可能不会响应或产生误解。

√ 使用PADD模型组织你的写作：

目的（purpose）。

行动（action）。

细节（detail）。

截止日期/原因（deadline/why）。

√ 保持正文第一段简短，长度不超过2~3行。

√ 使用项目符号或编号，以取代冗长的段落。

√ 保持语句和段落的简短，使之通俗易懂。

√ 点击“发送”键之前，务必检查你的邮件。

√ 采取正确的发送邮件的格式。

√ 英文不要全部大写；关键点要用粗体表示。

第8章

组织并提高项目运作效率

如果你不知道目标在哪里，很有可能无果而终。

——优吉·贝拉(Yogi Berra)

每天我们有80% 的时间在“灭火”，即应对周围的干扰。在规定的期限内圆满完成项目，不但能提高公司的经营业绩，还能让你获得领导的重视。由于项目似乎总要花很长时间才能启动，因此工作很容易陷入拖沓的状态。项目越困难，需要完成的工作量越多，被拖到最后一刻才启动的可能性就越大，最终导致敷衍了事。事情本不必这么做。

请记住：如果规划和组织耗时太长，人性将会促使你走捷径，比如敷衍了事。项目管理的关键是学会制订一个简单、切实可行的计划（根据“和往常一样的”一天/一周和过去的经验），并节省或留出时间，在你精力最旺盛的时候去完成它。

项目失败或未能在规定期限完成项目的首要原因是，初期没有正确地组织项目。正确地组织或建立项目是一个思维过程。当你遵循本章讲述的步骤、按照给定的顺序去做，你就能按时甚至提前完成项目，提高工作质量。我们来看看这种能帮你建立项目并按时完成项目的新方法。

项目的目标是什么？

目标就是投入时间、精力和资源之后，个人和团队都想达到的最终结果。你希望达到的结果和你的目标是有区别的。

人们需要专注力和注意力。在这个干扰不断的世界里，掌控全局、目标明确的人，学会了“扑灭”任务和项目周围的火苗，引领公司向前发展。

本章之所以位于本书的前半部分，是因为组织是一个思维过程。提高组织技能需从改善思维过程开始，因此，当你在组织需要完成的项目、任务和你每天/每周的计划时，你会下意识地想这么做。

计划要留有余地

我们未能按期完成工作的首要原因，是我们做事不留余地，没有留出改正错误的时间。这是一个至关重要的组织技能。你必须给意外事件、干扰或者现实情况留出余地。障碍可能是有形的，也可能只存在于人们的脑海中。这个流程包括以下三步：

① 过去导致你无法在规定的时间内完成项目的原因有哪些？

② 对你而言，“和往常一样”混乱的一天是什么样的？你是否为应对干扰、回复电子邮件、回电话和帮助他人留出了时间？

③ 过去曾出现过哪些“意外”障碍出乎你的预料或你未在计划中为其留有余地？

在项目启动前必须先制订应急计划。我们在制订计划时常常假设自己从未犯过错误。你应该提前预期潜在的障碍，这样当障碍真正出现时，你才能不被压力累垮，更加胸有成竹。在计划中列出可能犯的错误，将让你对按期完成任务更有把握。

技巧：

以古为鉴，无古不成今。如果你能仔细地审视过去，你就能发现过去曾暴露出来的典型障碍，下一次你就可以预先为突发事件留有余地。

然而，许多人不愿从过去的事情吸取经验教训，而是继续墨守成规，结果只能是一再失败。由于某种原因，他们的脑海里有个声音在说：“这次会有所不同！我感觉非常好，这次一定能行得通。”在做规划时试着作“最坏的”打算。这样如果犯错不多，你就可以早些完成项目。

或许你经常遇到在接到项目时，需先进行假设的情况。如果需要先进行假设，请务必告诉你的老板或分派项目的人。在项目开始的时候，尽可能多提问题，以确保自己对希望达到的最终结果有准确的理解。在每周快结束的时候，审查这个假设并进行改进。

我经常看见人们在启动目标或项目时先从假设开始，有些假设是正确的，而另外一些假设是错误的。第一周快结束的时候，当他们发现这周的目标没有完成时便说：“瞧，这个项目的最后期限定得太不切实际了！”别放弃。将新的信息添加到计划中，重新设定计划。

技巧：

相较于高许诺、低回报，低许诺、高回报更优。

在精力最旺盛的时候专心做项目

如今，我们由于太专注于应对紧急情况，以至于项目进展得非常缓慢，甚至不可能按期完成。完成项目的数量和项目执行的质量只占个人考评的80％。而每天和每年处理的紧急情况的数量只占20％。

然而，我们每天将80％的时间用于处理紧急情况，只有20％的时间用来做最重要的工作。不仅个人如此，公司也是一样。

如果你的活动对完成项目没有产生直接的贡献，那就是在浪费时间。如果态度不诚恳，你或许不可能认识到自己在错误的时间做了错误的事情。请记住：“灭火”属于维修行为。“灭火”只对维持现状有帮助。如果你能彻底消除火灾的隐患并修复故障，那么将改善公司的经营状况，并让你获得领导的赏识。

大多数公司都把项目视为最重要的工作，因此，当你考虑每天、每周、每月和每个季度的计划时，必须接受这种安排。你在日历中必须先列入项目计划，因为项目的优先级别最高。

案例研究

葆琳是一名兢兢业业的员工。对于其他同事和部门的问题，她总是乐于伸出援手，帮忙“灭火”。终于有一天，她的上司过来对她说：“最近你在忙什么呢？”她回答道：“我一直在帮别的部门灭火。”上司有些不悦地说：“我派给你的项目进展得怎么样了？”

葆琳说：“我还没机会开始呢。”于是，上司清楚地表示，如果项目仍没有起色，就先别忙着帮人“灭火”。（你知道我的意思吗？）于是葆琳转变了想法，她发现分清工作的优先次序其实很简单，并且那种完成工作的感觉很棒。

技巧：

人们很少因为“灭火”而受到表扬和鼓励，更多的是因为“消除火灾隐患”、为公司挣钱或省钱。

我在前面说过，你每天所做的一切工作都必须与你的项目有关，并且扑灭的火也应该是项目周围的火。关键在于，你在制订计划时应率先而不是最后安排这些项目，更不是推迟到快下班的时候再处理。否则，你就会把项目推迟到第二天，眼看着交工的最后期限一天天逼近。

准确建立项目，这对你很重要

• 项目开始之前，要清楚项目的预期结果是什么。

马戏团团长会不停地追问，直到他/她完全搞清楚提要求者所希望的结果，这比在缺乏信息的情况下草率开工，最后不得不全部返工的情况要好得多。你可以因此准确地分清工作的优先次序。

• 确保提要求者清楚自己想要的最终结果。即便是提要求者，他对自己所分派的任务和/或项目也常常含糊不清。这将导致你交付了非预期的最终结果。你问得越仔细，提要求者就越清楚自己想要得到什么样的最终结果。这样一来，你们双方将取得一致意见，最大限度地抑制误解的发生。

• 在项目开始时，确认自己能够得到单位的资源或其他小组的帮助。因为你需要从他们那里得到承诺，确保单位资源可以方便你使用，这样也能让其他同事尽早做计划。如果你不这么做，就无法保证项目按期完成。

有效管理项目的9个简单步骤

想象最终结果

闭上眼睛，想象一下项目结束时是什么样的结果。现在，逆向思考，想到什么就写什么。人们在筹划项目时往往会遗漏一些步骤。如果你能展开想象，犯这种错误的概率将会降低。

现在，对项目的最终结果进行清楚、具体地说明。在项目开始前向提要求者确认，你对最终结果的描述是否符合他的期望。最终结果界定得越清楚，你准确、按时完成项目的概率就越大。

记下开始日期和完成日期

记下开始日期和完成日期，将提高你对项目的关注度和按时完成项目的可能性。如果你不这么做，你很可能迟迟不能推进项目，最后只得延期交付项目。

如果你在接到项目时并不知道需要何时开始和/或何时完工，一定要询问清楚。如果还是没有准确的日期，就估计一下完工日期并告诉你的老板。你现在就要这么做。你过去多次接到过没有截止日期的任务或项目，却突然接到指示说该任务或项目现在十万火急？不要让这样的情形在你身上重现！

通过头脑风暴分解项目

从头脑风暴开始。想象一下预期的最终结果，接着记下需要完成的各个步骤、任务和冒出来的想法。不分先后，把想到的事情都记下来。大多数人都不知道，如果你的大脑能够想象出你需要完成的各个步骤或任务，你就能更快速、轻松地组织这个项目。如果非要按照一定的顺序去回忆所有需要完成的步骤或任务，大脑的反应反而会很慢，而且更不准确。

请记住：规划和组织不仅是一项任务，还是一个方法，这么做能推动工作进展。

尽可能多地写下有关项目或任务的信息。记录的数量同完成项目的概率之间有直接联系。你写得越详细，能够成功完成的概率就越高；你写得越详细，你做出的承诺就会越多。

这就好比从电脑上下载图片。刚开始下载时，图片很模糊，随着加载进度的推进，图片会变得越来越清晰。两者的道理是一样的。请记住：你的大脑对视觉反应很敏锐。当大脑看见你记录了大量信息后，会反馈一个信息：“我们最好还是做这件事，你已经花了那么多时间在做记录！”

最容易造成推延的一个原因在于，项目或任务看上去太多或太复杂。以下这些方法能帮助你避免推延项目：

• 将项目分解成22份（一个月22个工作日），这样你不但可以每天向前推进一点，而且不会感到太难或不愉快。即便你某一天开小差没做，问题也不大。你不会感到压力太大，因为你还有足够的时间去做。

• 在接到项目后尽快开工，别等到最后一刻才赶着去做。接到项目的当天就开始头脑风暴，表示你已开始向前推进。每天做一点，要远比最后花整天来做压力小得多。

前文说过，人们推延任务或项目的最大原因在于，它们看上去像洪水猛兽。然而，请记住：最好是少说大话多做实事，而不能光说大话却迟迟不开工。告诉自己：“我只需要干15~30分钟。我要看看都需要做哪些事并如何把它们分解成更小的事。”（在当今干扰不断的环境中，要想腾出一大块完整的时间去做事情，可能性不大。）

在安排工作优先次序的时候，你会发现我们会经常做那些看上去最容易或不太费时的任务。当任务或项目被分解成更小的部分后，你会发现它们每一个都比你通常选择先做的那些任务或项目还要小。下一次，当你无法开始行动时，告诉自己：“这个活儿我只需要15分钟就能完成。”

项目被分解得越细，你记的东西就越多。当你完成记录时，可能会说：“嗨，现在我可以做这件事了！”

案例研究

一家银行的副主管苦恼万分。她的丈夫因为生意不顺，已申请延期交税。眼看4天后就到交税时间了，为此她整天都提心吊胆。她不知道自己能否按时交上税款。

我告诉她回家后花上15~20分钟时间做一件事，看看能否把这项工作分成四份，每天都做一点。她采纳了我的建议。

三天后，我去看她进展如何。她说：“我简直不敢相信，我竟然在今天早上把税款汇出去了，提前了一天！”当我问起她是如何办到的，她回答说，星期一晚上当她结束了商会的一个会议回到家时已经八点了，她感到非常疲惫。即便如此，回想起我曾说过的话，她仍对自己说：“见鬼，我得花上15分钟做一会儿。”

她说：“我走上楼，完成了一项任务后感觉没花多长时间，于是我又接着做了下去。我发现其实这不是什么难事，我可以做到。于是我将这件事分为两天来做，以便提前完成，当然我做到了。”你是否也碰到过类似的情形？

确定你需要的人

在你开始工作前，务必在计划中写下你何时需要从谁那里得到帮助。

技巧：

在你开始工作前，和同事确认一下他们是否有时间帮你以及你的期望和假设是否正确。

案例研究

一次，我和朋友打赌说30天内我可以减掉20磅的体重。他们都说：“你想赌多少钱？我们都想和你打赌。”

30天的期限很快到了，当我走进办公室，发现他们都围在我的桌子旁边，不约而同地问我：“你是不是在增肥？”他们说得没错，其实我的体重非但没有减轻，反而增加了。我从中吸取教训，所以我告诉老板我开始了某个项目，并问他能否在一周内安排时间见见我，以确认项目的进展是否符合要求。然后我马上启动了项目，因为我知道，如果自己到时没能做到，他的反应会和我那些朋友们一样。

确保你的截止日期是切实可行且可实现的

如果你不相信自己能在规定的期限内完成工作，就很有可能真的无法完成。能否准时完成某个项目或任务，关键在于你是否相信自己具备在截止日期前交付工作的能力。

以下的步骤能确保你相信自己有这个能力：

• 首先，将项目尽可能多地分解成小的任务或行动方案。其次，给每个任务设定一个完成的时限。在设定时限时参考在过去完成类似工作需要花费的时间。

• 如果你不认为截止日期切实可行且可实现，必须给出理由。你必须向老板提供一个备选的“解决方案”。

技巧：

没人喜欢抱怨者。如果你不相信目标是切实可行的，那么在你面见老板时要准备另外一个解决方案。你要做一个“解决方案的提供者”。

指出可能出错的地方

在你启动项目前，你需要准备一个备用计划。根据过去的经验，什么地方出过错？你以前是否接手过类似的任务？当时的情况怎样？过去是未来最好的指向标。不要忘却那些在过去曾做错的事情。根据墨菲定律：如果对于可能出错的事情你没有留出余地，肯定还会出错。这样的事情你曾经历过几次？

如果一切正常，结果会怎样？你可以提前完成工作吗？

确认自己将在每天和/或每周当中什么时间做项目

问问自己：“我将在一天或一周当中的什么时间做项目？哪块时间最适合空出来做项目？我能不能一上班第一件事就做这个项目，好让它不会在下班前还留在我的工作清单上？”那么，在“典型的”一天里，什么时间你受的干扰比较少？

这一步的重要性超出你的想象，这么做能提高你成功的概率。首先，你会在日程安排表中为项目安排某个特定的时间，这样你就不会把它推延到下班前的最后一刻；其次，你会做出承诺；最后，你会慎重思考，选择合适的时间去做某个项目。

让每周/每月的成果可测量

当你启动了项目之后，需要明确自己在每周必须完成的目标。这样一来，在每个星期五下午你就可以检测项目是否如期进行，是否有必要在下周进行调整。我发现许多人因为在开工后的第一周快结束的时候，未能实现预定的目标而中止任务。不过，请你记住，在你刚开始启动项目时，应假设所依据的信息是有限的。

处方：

保持灵活变通，预见到每个周末可能要做调整，不让自己因此而感到灰心丧气。这也是之所以你要在计划中留出额外时间的原因。

写下给自己的一个奖励

记录自己在完成项目的过程中取得的成绩，作为对自己的奖励。当你完成一项任务后，在旁边做上标记或把它划掉。看见完成的任务会让你产生一种成就感。如果你没有记下这些步骤，你就无法得到应得的奖励。你完成得就越多，标记也就会越多。难道你不想得到应得的奖励吗？

当任务或项目全部完成时，给自己一个更切实的奖励。这个奖励倒不需要很大，只是善待自己的一种方式。任务越艰巨越令人感到不愉快，你就越应该给自己准备更大的奖励。奖励不能总是仅限于口头表扬，如“干得好”。

然而，对自己经常做的事情不要总是对自己奖励，那没有意义。你的奖励应该是可以在脑海中预见的东西，当项目的进展遭遇瓶颈时，你可以闭上双眼憧憬自己享受奖励时的美好画面，激励自己。

尽管很少有人会承认自己期待奖励，但难道我们内心不曾有个声音在说，“我能从中得到什么？”并以此给自己一些激励，能让手中的任务和项目变得更有吸引力、更有趣？

大多数人在完成某项艰巨的任务或项目后都没有给自己一个奖励。他们认为这只不过是工作的一部分而已，或者奖励也就是一句“干得好！”奖励自己是善待自己的一种方式。一些人直到任务或项目全都完成了之后才奖励自己，这样就失去了奖励的意义。请参考以下这些例子：

• 如果我能在中午前完成这个工作，就请自己出去吃饭。

• 如果我能在星期五中午前完成这个工作，就休半天假陪陪孩子。

• 如果我能在这周完成这个工作，就带我妻子（或丈夫）去那家高档餐厅吃饭并看一场电影。

快速技巧

√ 项目的目标就是你投入时间、精力和资源，实现个人和团队所想达到的最终结果。

√ 为可能出错的事情、计划外的事情和干扰留出余地。利用过去的经验指导你未来的规划。

√ 少说大话，多做实事。不要让激情淹没了关键的项目和重要的事情。

√ 在精力最旺盛的时候专心做项目。

√ 对项目预期的交付结果有一个清晰的认识。

√ 确认提要求者非常清楚他们想要什么结果。如果他们的要求模棱两可，不要犹豫，赶紧提问。

√ 在启动项目前，确定项目可能需要得到谁的帮助，并确认对方能够施以援手。在脑海中想象项目的最终结果，明确界定这个结果。在你看到最终结果之后开始头脑风暴。

√ 记下任务和冒出来的想法，不分先后，想到什么就写什么。接受项目后尽快开工。

√ 记下开始和完成的日期。

√ 确保截止日期是切实可行且可实现的。如果不是这样，提供一个解决方案。

√ 确定在一天当中什么时间做项目，并在日程安排中空出这段时间。

√ 让每周的成果可以测量，以便做出必要的调整，确保项目准时完成。

√ 项目开始前，写下给自己的一个奖励。如果项目的周期很长，应该在项目的进展过程中不定时地给自己设置一些小的奖励。

第9章

有效地授权

有一类伟大人物会让所有人感觉到自身的渺小，而真正伟大的人物能使所有人感觉到自身的伟大。”

——中国谚语

当今最吃香的管理技能是培训能力。这听上去好像很容易，实则不然。否则怎会有那么多的主管、经理和领导者花时间去培养和发展自己的直接下属？培训是有效授权的基本前提。企业总是不断地要求管理者去辅导和培训他们的直接下属。但是我听到的最多的牢骚却是：“你觉得我有时间去做那些事情吗？我手头上的工作还忙不完呢。”

授权和培训所面临的问题是：需要先花时间才能节省时间。一般人会说：“有那个时间去培训直接下属做这个任务或项目，还不如我自己做。”我们的目光不应该这么短浅。看待授权，我们需要眼光长远。当今，最重要的一项管理技能是开发直接下属的能力。人们每天都想学习新东西，希望自己融入集体当中。让直接下属对自己的工作拥有支配权，帮助他们成功地完成工作，将极大地提高他们的忠诚度。

有一天，我的老板对我说：“如果我告诉你，接下来的11个月你都不用再做这件事，你愿不愿意花30天的时间去培训你的下属，让他们学会做这件事？”我不假思索地问道：“你把这称为什么？”老板回答是授权。他说：“你要知道，除非你能培训出一个能接替你的工作的人，否则我没法提拔你。”我快速起身，准备往办公室外走。老板问道“你干什么去？”我回答说：“我要赶紧回去培训我的团队。”

授权是将完成某个任务的责任由一个人传递给另一个人。你会问，授权看似简单，并且你也早已听说这是最有效的时间管理技能之一，但为什么很少能行得通？1996年，当同赫兹租赁公司的管理者讨论的时候，我发现造成他们筋疲力尽的头号“元凶”正是授权。管理者常常遇到授权不理想的情况，但他们不明白原因是什么。

在早期的职业生涯中，我并没有领会到授权的重要性。结果我工作得越来越晚，而我的员工似乎事事都依赖我（因为我把所有事情都想得面面俱到）。我花了很长时间才想明白，其实作为一名经理，我的战斗力取决于团队中能力最弱的那个成员。一天，快退休父亲对我说：“我不知道自己为什么还要来工作，所有人都知道我的活儿该怎么做。”这句话高度地概括了我的想法。

经过反复的研究、尝试，我开发了一些十分简单的步骤。只要严格遵循这些步骤，就几乎不可能授权失败。请记住：对于当今的管理者而言，最受欢迎的能力是他们的培训技能。

在本章中，我们将探讨：

① 为什么我们不能更多地授权？

② 有效授权的好处有哪些？

③ 什么样的任务应该授权，什么样的任务不应该授权？

④ 有效授权的几个简单步骤。

为什么我们不能更多地授权？（障碍）

• 我们认为自己比别人做的事情会更快、更好。

• 授权太费时间和精力。

• 我们担心下属出了错还得由自己去改正。

• 我们担心情况失去控制，于是不想放手。

• 我们对他人缺乏信任（不安全感）。

• 超出我们的“舒适”地带。

• 无人可授权。

下属的障碍

• 缺乏完成特定任务的能力。

• 缺乏做该任务或项目的渴望或兴趣。

• 不能看清该任务的重要性。

• 缺乏足够的信息或明确的期望。

• 缺乏权威。

有效授权的好处

1. 有效地利用下属的时间，能为你节省出大量时间。

2. 它是一种最有效的激励手段，可以鼓励下属融入集体或参与计划。

3. 它可以打造更高效的团队。

4. 可以提升你对团队的信任度，促进你和团队间的合作。

5. 可以增强下属之间的团队合作。

6. 让合适的人去做某项工作，可以为公司节约资本。

7. 有机会改善你的沟通技能。

8. 有利于你增强自信和提高管理能力。

9. 可以改善你的教导和训练技能。

案例研究

纳丹在寻找一个助手。他问自己最好的朋友，是否有人对此感兴趣。一位好友告诉他，自己的女朋友正在找工作，问他愿不愿和她聊聊。纳丹同意了。

第二天，当两人见面时，纳丹的第一个问题就是问对方目前的薪水（他这么做是想确认自己之前听到的数字）。当她说50 000美元时，纳丹告诉她这份工作只有25 000美元，她可能不会感兴趣。

接着，女孩问起具体的工作职务。他告诉她，这份工作的内容每天都不一样，职责很多，总能学到新的东西。于是，女孩说她能否考虑一下。纳丹有点不相信。她怎么会愿意减少一半的薪水为他工作？他说，那好吧。

第二天，她打电话告诉他，自己愿意接受这份工作。纳丹问起原因，她回答道：“的确，现在这份工作的薪水是要比你提供的工作高一倍，但我感觉自己不过是一个勤杂工。而你的工作能让我一直学到新东西，让我有责任感。”

遗憾的是，六个月后，这位新助手就跳槽了，换了另外一份年薪75 000美元的工作。她告诉纳丹，对方聘请她时所看中的，正是她为纳丹工作期间所学到的所有知识。

利用总清单跟踪授权的工作

许多管理者和领导者都知道将任务或项目委派下去，却不知道如何对授权的工作和被任命者进行跟踪。将工作授权给员工后，最重要的是以书面的方式记录下来。这么做可以消除误解、增进沟通，帮助你跟踪授权的工作，提高按时、圆满地完成工作的概率。如果授权的工作很多，就准备好一个笔记本。当今的管理者因为授权的节奏很快，甚至都记不清将任务委派给了谁。

在我早期的职业生涯中，有位老板什么事情都不做记录。他把任务交给我后，而我（知道他什么都没记）总会等着他第二次问起的时候才开始工作。第二次他会问道，“我有没有让你做XYz报告？”我说，“没有，但我很愿意立即去做。”过了一段时间，他终于明白了，他开始记下自己授权的任务，而我也没有漏洞可钻。

因此，你必须记下：

① 任务被委派的日期。

② 任务被委派给了谁。

③ 任务的详细描述和你的期望。

④ 审核日期和截止日期。

⑤ 讨论的纪要。

有效授权的几个简单步骤

辨别你可以授权的任务

记下你所负责的或者你每天、每周和/或每月正在做的所有任务或项目。根据以下指标，你可以将哪些任务或项目授权给你的下属？

请记住：并非所有的事情都可以授权给下属。当然，不要授权即将到期的工作，也不要试图一次性全部将任务授权下去。你就可以授权的任务制订一个计划表和时间表。和下属一起讨论这些任务或项目，确认他们对这些工作的重视程度。有时候他们感兴趣的事情，或许会完全出乎你的意料。

应该授权的工作

• 能给公司或部门带来益处的任务或项目（有意义的任务）。

• 有利于提高你的能力或绩效的任务或项目。

• 有利于拓宽下属的知识面和增强自信心的任务或项目。

不应该授权的工作

• 界定不清晰、很可能失败的任务或项目。

• 需要管理层的参与或需要决策权的任务或项目。

如果可能，将全部任务授权

全部授权将有利于树立被任命者独自工作的信心。要给予他们支持，这将有助于他们积累经验和提高自身成就感。被任命者会感觉到，自己是团队中重要的组成部分。

过去我经常看到一种现象：管理者总是让下属干了大部分的活儿而将荣誉归于自己。如果下属已经完成了某个项目的大部分工作，那么让下属继续做完整个项目，并且与你分享那份成功的“荣耀”。

接受现实，他人也可以做得很好

完成任务的方法有很多种。或许你还可以从他人身上学到一种新的、更有效的方法。这样的事情屡见不鲜。

在我早期的职业生涯中，刚开始我很难接受别人比自己强。当你是个年轻的“自命不凡的人”，很难相信还有什么人比你强。随着年龄的增长，由于时间不足而“被迫”将越来越多的任务委派下去后，我日益羞愧，发现其实下属可以做得一样好，甚至比我还要好。当心智日渐成熟，我可以欣然享受下属的成功。我认为这样才能算得上一个优秀的管理者。

选择合适的人

• 为某个任务或项目选择合适人选，最简单的方法是问你的直接下属是否对此感兴趣。这么做可以消除猜疑，并且他或她常常就是你要找的那个人。

• 如果你选好了人，请告诉被任命者你选择他/她做这项任务的原因。（前提是这个人必须拥有足够的技能、知识和做这件工作的热情。）我最经常听见的提问是，“如何做才能显得你不是在‘推卸’某项任务？”

• 体察下属的感受。特别是当你向他们“推卸”某项任务时，表达你的谢意。

• 调整你对下属能力的期望。

• 要求下属尽力把工作做好。只有当下属实在没办法的时候你才帮助他。从错误中吸取教训是最有效的学习方法。

• 如果下属有问题，让他在找你前先把问题记下来。这么做有助于提高他的专注度，也有利于你节省时间且提高下属的忠诚度。

• 要求下属批量提交问题，以便你能一次性回答。

• 从小一点的任务开始做起，慢慢发展，逐步提高下属的自信心。

案例研究

格洛丽亚发现，每当她委派某项任务或项目给下属，他们都看上去很反感。她不明白原因。而且让下属准时完工也极为困难。因为任务和项目太多，所以她没时间去想应该把任务委派给谁以及为什么委派。

终于有一天，她问一位下属接到委派的任务后有什么感受。这位下属说当格洛丽亚把任务委派给他时，他感觉自己是“办公室里唯一喘气的人”，于是他接受了任务。而且，他常常觉得这个任务之所以委派给他，是因为格洛丽亚不想做，所以自己才会得到。他并没有觉得格洛丽亚真正信任自己。他希望能融入这个团队，和团队一起成长，学习新的东西。

从那天起，格洛丽亚决定授权的时候多花些时间。她决定先问问下属对项目和任务的兴趣程度，向下属解释任务或项目的重要性。如果有必要，再向下属说明选择他们做这个任务或项目的原因。效果立刻显现出来了。此外，她还积极地告诉下属她的期望是什么，让下属充分了解，并积极改善自己的沟通技能。现在，他们成为了一个真正的团队。

明确界定项目、希望达到的结果和期望

留出时间会见被任命者，向他讲解任务并确保他清楚地知道希望达到的结果是什么样的。不要假设他知道该怎么做。不要在他还没有完全理解任务、你们双方没有达成一致意见的情况下，就草草结束会议。强调任务的重要性，否则很可能会被推延。

如果你是被任命者，接到的工作没有明确的期望值，要一直问问题，直到你完全清楚领导想要什么。否则，你很有可能最后发现自己要推倒重来。

技巧：

告诉下属你在接到任务、报告或项目时是怎么做的，以便他们可以效仿。

设定开始和完成时间

你需要明确告诉下属什么时间开始、什么时间你会检查他们的进度、什么时间必须完成任务或项目。让下属把这些日期记录在自己的日历上。你也要将任务和被任命者的名字记录在你的日志上，并在总清单上记下后续跟踪的日期。

技巧：

在委派任务时，让被任命者有足够的时间制订日程安排、设定目标以及在他们的每天计划中添加这个新任务。

商定检查日，不要事事插手

如果你在星期一委派了一项任务，必须在星期五前完成，确定星期三为检查日。（检查日应该是开始和完成日期中间的一天。）这么做让你有时间进行调整。让被委派者独立工作，确保任务成功完成，增强被委派者的信心。

案例研究

克雷格事无巨细，总喜欢插手过问。他每天都会给下属打电话，询问他们事情做完了没有。他是一个典型的“微观管理者”。他不明白为什么他一向下属要“进展”报告，下属就显得很激动。最后他问起另一位经理是否也遇到过这样的事情。

那位经理告诉克雷格自己得到的一个教训：“在员工成长的过程中，我允许他们犯错误和提供他们学习的空间。只要你给他们空间，有时候他们会想出一个比以前更奏效的新方法。在中途检查他们的进度，让他们可以适时进行调整，从而保证工作的顺利完成。”

确保他们得到恰当的培训

造成授权失败的最大原因，是授权人没有花时间培训被任命者。要抽出时间安排培训。只要你花时间培训一次，被授权人就可以在第一时间圆满地完成工作。

我习惯在下午做培训。因为下午不会太嘈杂，我干完了当天想干的活儿，且这段时间也更容易躲避干扰。

技巧：

如果是做报告，就告诉他们怎么做（即便有这段时间你自己都可以完成）并给他们一个模板。

给被任命者必要的权力

确保被任命者拥有必要的权力，可以查阅某些文件或得到他人的帮助。任命者要代表被任命者事先向所有有助于推动事情顺利前进的人发送一封电子邮件。任命者召开团队会议，告诉大家你已将什么任务和项目委派给了谁，确保大家意见统一。这么做将有助于减少内部分裂、缓解紧张局面，并改善团队成员之间的合作关系。

让被任命者分享成功，并做出积极的反应

让被任命者有机会出头露面从而得到他人肯定。获得关注是一种巨大的激励。这表明你以他们为骄傲，他们是团队中的一分子。

如果被任命者没有按照你要求的方式去做，那么你一定要提供建设性的指正和正面的激励，以便下一次他们能够有效完成任务。

请记住——你仍需要对最终结果负责

请记住：即便任务或项目已授权给下属，你也必须监督整个过程。虽然你不需要事事过问，但你需要掌控项目或任务的进展。即便项目或任务委派下去，你仍然需要对最终结果负责。

快速技巧

√ 授权是一种最有效的激励手段。

√ 对团队战斗力起决定作用的因素，取决于团队中能力最弱、表现最差的那个成员的能力。

√ 专注于那些作为一个管理者该做的事情。

√ 培训技能是伟大的管理者最重要的一种技能。

√ 让下属有机会找到归属感。

√ 在日历或笔记本上记录被委派任务的进展。

√ 告诉被任命者授权给他/她的原因以及任务的重要性。

√ 体察下属的感受。

√ 尽可能清楚地界定任务或项目，表达你的期望，以消除误解。

√ 告诉他们你以前是怎么做的。

√ 设定开始和完成日期，并在中间找个时间召开会议，以检查工作的进展。

√ 接受现实，他人也能做得和你一样好，甚至有时比你做得更好。

√ 确保下属得到恰当的培训。

√ 确保下属完全明白你想要什么。

√ 给予下属拥有必要的权力，获取所需的信息并根据他们的需要提供帮组。

√ 如果可能，将整个任务全部授权给下属，而不是将其中你不想做的那部分授权给他们。

√ 让下属分享荣耀，并提供建设性的意见。

√ 给予下属有足够的时间去完成任务或项目。

√ 设法让下属获得成功，以树立信心。

√ 请记住：你仍需对最终结果负责。

第10章

规划和执行一个有效的会议

虽然伟大的乐团指挥并没有弹奏每样乐器，然而在他们的指挥下，最终呈现出一部富有表现力、和谐共鸣的作品。

——托马斯·D·贝利（Thomas D. Bailey）

当今人们似乎除了开会还是开会。90％被调查的商务人士表示，普通职员每月有31个小时浪费在无效会议上。然而，为什么只有很少的公司（本应该效率很高）愿意投入时间和精力以提高会议的质量？让我们看看有哪些简单的方法，能够帮助你提高下次会议的成本效益。

本章包含三个部分：

① 如何更有效地规划会议，让你通过更少的会议取得更好的效果。

② 如何主持和控制会议，使得：

• 员工更投入。

• 按时开始、严格遵守会议日程、按时结束。

③ 如何实现既定的会议目标，真正实现会议价值。

缺乏效率的会议的特征

• 超出必要的时间。

• 为了取得希望的结果付出更多的投入。

• 参会人员没有及时得到会议日程，准备不足。

• 会议非但达不到预期的效果，而且误解频生。

• 缺乏有效的信息管理，会后缺少跟踪。

• 由于会议太多，占用了做重要工作的时间。

• 没有指定人员做记录或会议纪要。

• 领导者没能掌控好会议时间。

会议的三种类型

1. 传递信息。

2. 制定决策或解决问题。

3. 头脑风暴。

规划会议

你是否真的需要开这个会？

在你安排下一次会议之前，问问自己：“真的有必要开这个会吗？是不是就因为以前都这么做，我才这么做？有什么重要事项或议题必须要讨论吗？”你是否考虑过把所有人召集起来开会要付出多大代价？或许你甚至还没有安排过会议。

我发现人们在实现目标时选错了沟通工具。看看这些例子：

• 本应该给对方打电话或安排会议时，却选择即时通讯工具或者来来回回地发电子邮件。

• 安排了一个全体人员参加的会议或电话会议（本应该发封电子邮件告诉某些人就可以了）。

技巧：

如果你看见电子邮件发来发去都没有结果，就应该安排面谈或打电话。这样更节省时间，也更有助于提高沟通效率。

界定希望达到的结果

会议希望达到的结果决定了：

• 开会日期。

• 参会人员。

• 会议时间。

75％的受访者声称，他们在安排会议之前几乎没想过会议要达到的结果。他们把会议安排在上午是因为以前就是这么做，还邀请尽可能多的人来参加会议，然而从会议日程上根本看不出来完成这些议题需要多长时间。只要想清楚这些问题，你下一次会议的效率将自然有所提高。

让与会者提交想法或会议议题

每个人都要参与会议。有时候与会者的想法会让你始料未及。让与会者感受到自己和会议有关系，他们有可能会：

• 准时或提前出席。

• 做好准备，分享相关的信息和想法。

这些安排和准备将有助于实现会议既定的目标，保证会议能准时或提前结束。

减少会议的目标，增加休息时间

简短的、直击主题的会议，效率最高。设法将会议时间控制在一个小时以内。一般人的注意力持续集中的时间为60~90分钟。然而，大多数会议都超过90分钟。你是否观察过当会议超过60分钟后，与会者就会表现出不投入或“开小差”的情况？如果你的会议总是超过一个小时，那么看看能否在下次开会的时候减少会议的目标。

每当拿到内容很多、需要花些工夫才能看完的会议日程，我都会感到很吃惊。与会者需要以超高的速度读完日程上的所有内容：显然，会议肯定要超时。请记住：与会者喜欢参加的会议是能够提前结束的会议。这样在安排下一次会议时，他们才会因对你的良好印象而决定前来参加。

技巧：

下次你在制定会议日程时，删除最少20％的日程安排，这样你就可以准时甚至提前结束会议。

提前准备好会议日程，并及早分发给大家

在过去的20年里，我参加过或调查过的会议有很多，有的会议甚至连日程都没有。一个没有日程的会议相当于发出一个信号，这个会议可能是一场持续时间很长但用处不大的“自由讨论”。我最终吸取了这个教训并制定了一个规则：如果我没有及时收到会议日程，除非是公司的总裁或首席执行官召集的会议，否则我不会参加。我不会在毫无效率的会议上浪费时间。请记住：如果连你都不珍惜自己的时间，那么还有谁会珍惜呢？

请务必让所有与会者都有足够的时间安排自己的日程，以便参加你的会议。参会人员的数量也很可能会更多。如果与会者都能在会前做好准备，那么会议的时间也将缩短。

技巧：

要求他人给你一份会议日程，以便你能做好准备为他们的会议出力（并判断自己是否有必要出席会议或派其他人出席）。

让与会者得知他们被邀请参加会议的原因

许多人都表示，不知道自己为何被邀请参加一些会议。此外，他们会前没有收到任何会议日程；也常常不知道参会的还有哪些人；因此没有为会议做好准备。

告诉每一位与会者邀请他们参会的原因以及你希望他们在会上有何种表现。这将显示出你对他们参与的重视程度，鼓励他们来参加会议，并促使他们事先做好准备。

如何有效地组织会议日程和会议

• 开场白和重复上次会议记录应该占会议时间的1/6（60分钟的会议应该占10分钟）。

• 讨论会议日程上的议题应该占会议时间的2/3（60分钟的会议应该占40分钟）。

• 总结会议内容、介绍下次会议的行动方案以及确定下次会议的日期和时间应该占剩余的1/6时间（60分钟的会议应该占10分钟）。

先讨论最重要的议题

使用“素食”原则安排会议议题的优先次序。刚开会时人们的精神状态最好。先讨论会议日程上最重要的议题。如果最重要的议题讨论完了，即便与会者因为事情被叫走或者你时间不够了，对会议的影响也不大。这将有助于你准时结束会议。

然而多数的会议日程却恰恰相反。日程上先安排最容易的议题（为了使容易的议题早点结束）。会议快结束时才开始讨论最重要的议题，所以会议肯定延时。

设定开始和结束时间

一个小提示：不要把会议安排在整点开始，比如下午2点。人们会认为你的会议是在2点左右开始。当会议安排在下午2：10时，人们就知道会议开始的时间就是2：10。最糟糕的情况：如果他们认为你的会议是在下午2点开始，即便他们2：10才来也会认为自己是准时到场。

技巧：

在规定的时间开始会议。让迟到者知道，迟到是不对的。对迟到者处以“罚款”。让迟到者尊重自己和准时到会者的时间。

制定开会的基本规则

公司应该制定开会的基本规则。这些基本规则应该张贴在各个会议室醒目的位置。每一次会议都遵循必要的标准和结构。许多高效率的公司都已这么做。然而也有很多公司不这么做。

如果你的公司还没有这么做，那么在开会前要公布基本规则，或将规则写在会议室前面的白板上。开会前重复这些基本规则，让所有与会者都清楚。（重复了一定次数后可以不再赘述。）

以下是一些基本规则的范例：

• 关闭手机等即时通信设备。

• 不要把其他工作带到会议中。

• 集中精力、保持良好的状态，实现既定目标。

• 不要到最后一刻再取消出席（你必须派某人代你出席会议）。

• 所有与会者都应准备发言。

• 所有与会者的观点都很重要。

• 所有与会者都应受到尊敬。

• 提前到场可以和与会者交谈、做准备，或在会前吃点东西和/或喝点饮料。

技巧：

让与会者参与制定基本规则。这将有助于提高与会者遵守规则的积极性，也有助于减少导致会议延时的干扰。

提前到场

有许多理由让你提前达到会议室：

① 避免因最后进场而过度紧张。

② 按照自己喜欢的方式布置会场。你希望会场布置成什么风格，u形、圆形、课堂式或会议式？此外，你还可以利用这段时间调整座椅靠背、清除所有无关的杂物。

③ 在与会者面前的桌子上摆上桌签。

④ 与会者会更重视领导先行抵达会场的会议，说明领导珍视自己的时间，是一个良好的规划者。

启动会议

迎接与会者到场

提前到达会场，你就可以布置好一切，等在门口迎接每一位与会者的到场。这么做你可以“了解”每一位到场者。他们是对会议满怀期待还是因不得不出席会议而牢骚满腹呢？他们看似轻松、兴奋还是夸夸其谈？能否感觉到，他们为会议做好准备并期待在会上发言？通过仔细观察，你可以了解与会者的大量信息。

以一句“谢谢你”作为开场白

向与会者表达你对他们时间的重视，感谢他们腾出时间前来参会、为会议做准备，并准时到场。向与会者表示感激，能放下他们手上本已繁重的工作前来参加会议，说明他们对会议很重视。

你表示将尽最大努力不浪费任何人的时间、准时甚至提前结束会议。与会者喜欢被感谢，这会让他们感觉自己受到尊重。

在前5分钟确定会议的基调

设定会议的结束时间，让与会者能更好地安排自己当天的工作，以便参加你的会议。设法提前结束会议，你不必用完规定的时间。

我在上课时如果遇到迟到者，就会让这名学生坐在教室的最前面。（你怎么能上时间管理的课还迟到呢？）我希望以这种幽默的方式让迟到者明白其中的道理。相信我，这招很灵。

让与会者一开始就参与进来

有一种方法能让所有人参与进来——在教室里面走一圈，让所有与会者说出自己的姓名、所在的部门、为什么会来开会以及他们希望从会议中得到什么。你越快让大家参与进来，大家发言时就越踊跃。

让人们尽快发言，这样你就能尽快了解与会者的性格是内向还是外向以及他们对会议的积极性。

为了启动会议，号召那些你认识的、擅长表达的与会者发言。他们将有助于会议的启动，帮助你开个好头，营造良好的氛围。一旦会议开始，要给没有机会在会议上发言的与会者分享自身观点的机会。

当性格外向的与会者已经为会议开了个好头，并想继续发言时，你需要特别留意。还要号召其他与会者都参与到发言中来。设法让所有人都投入到会议中。

从上次会议的议题开始

首先讨论上次会议提出的行动方案。好的会议记录会让人们的注意力集中在会议内容上。然而花太长的时间去重复上次会议提出的行动方案很容易使会议失控。如果会议不能向前推进，你就不可能在规定的时间内讨论完会议日程上的所有内容。

只关注会议日程上的议题

造成会议不能按时结束的最重要原因是，会议的领导者对会议失去控制。马戏团团长要严格按照会议日程依次进行。严格遵照会议日程，会议就能提前结束，下一次人们就更愿意参加你安排的会议。因为你给大家留下了好印象，他们认为你做事有条不紊、职业化。

令我大吃一惊的是，有那么多受访者表示，一直以来他们参加了许多没有马戏团团长的会议。这让他们感到很失望。如果你要开会，要当马戏团团长。

技巧：

如果出现了其他议题，把它们写在活动挂图上；如果会议日程结束后还有时间，你就可以接着讨论。如果没有时间，你可以把这些议题留到下次会议或再安排一次会议讨论。

利用活动挂图激发并控制与会者

我建议每个会议室都摆放活动挂图。利用活动挂图可以：

• 写下与会者提出的想法。

• 写下与会者所提出的，但与此次会议日程无关的想法，以保证会议的正常进行。

• 将与会者分组，利用活动挂图写下他们的想法。

当你集思广益时，可以将与会者分成若干小组，让他们把想法写在挂图上。这样最容易吸引所有人参与会议，有助于在更短的时间内激发更多的创意（创意常常是五花八门的）。

案例研究

弗兰克讨厌开会。这些会议从来都不按时结束。会议开始时，头几个议题进展还算顺利，接着就会有人提出一些与会议不相干的议题。你马上就会意识到，会议已脱离了日程。讨论结束后，你会发现会议已超出了原计划一个小时。弗兰克想：“又是这样的一天。”

终于有一天，他决定做点什么以摆脱这种挫折感。弗兰克问上司，他是否可以当会议的“计时器”，以使会议按照议程进行。上司同意让他试一试，看看能否行得通。

结果让人们大吃一惊。第一次尝试，会议就实现了准时结束，而且讨论完了所有议题。

给与会者分派任务

把所有参加会议的人当作一个团队，给他们分派任务，让他们成为团队中的一分子。这将使所有与会者都参与会议中，有助于与会者密切关注会议。

与会者的类别：

• 领导者（马戏团团长）：会议的推进者，确保会议按照议程进行。

• 记录人：做会议记录。

• 计时器：确保会议在规定的时间内完成。

• 基调观察员：搜寻生气或失望的情绪。

• 门童：当会议开始时关门、会议期间坐在门边、提醒迟到者已讨论过哪些议题。

• 会议调查人：负责填写会议调查表并评判会议是否实现既定的目标。

让与会者作自我介绍，比如说说自己的姓名、职位或者和会议议题有关的职责。这样有助于与会者尽快投入到会议当中，并能增加会议的趣味。

做会议记录

如果不做会议记录（许多人都不做记录），在下次会议前需要完成的行动方案就会非常少。做会议记录不但是高效会议的一个关键内容，也是一种责任制度。

作为参考，每次会议开始前常常要回顾之前会议记录。让所有人对会议结论有统一的意见是非常重要的。你在做会议记录或会议纪要时，要记住以下几点：

① 在开会前制定一份与会者名单（以便核对他们是否到场）。

② 熟悉会议日程上的各项内容。

③ 遵守会议日程的顺序。

④ 填写各项内容（诸如时间、日期、领导者和目的）。

⑤ 不要事事都记录，只需要记录与日程相关的关键点。

⑥ 如果讨论的有些内容你不理解，就要提出问题。

⑦ 完成记录，会后立即分发给大家。

不偏袒任何一方

请记住：一位优秀的主持人最重要的素质就是不偏袒任何一方。你必须保持公正，引导与会者表达其看法、观点和意见。优秀的主持人需要营造一个“安全”的氛围，让与会者能够大胆地陈述自己的观点。如果你认为自己做不到这一点，指定另一位公正的主持人或想其他办法解决。

激发灵感，达成共识

共识是经过集体努力，共同制定的一个决定，得到所有集体成员的接受和支持。共识意味着集体当中的每一位成员都拥有否决权。一旦你让所有与会者确信，没有他们的同意你不会继续会议，那么他们往往会更加放松，更加专注于议题的探讨、积极地提出想法。如果某位与会者反对某项决定，那么需要查明他反对的原因，进而解决问题。为了达成共识，你必须全盘考虑，找出最适宜的行动方案。

结束会议

征求每一位与会者的建议

先不要想着再安排一次会议。要确保本次会议能使一个解决方案取得重大进展或实现既定的会议目标。会议结束前，围着会场走一圈，征求每位与会者的最终建议。设法将解决方案的数量控制在两个以内。

请务必总结会议的要点、集体做出的所有决定、下次会议的行动方案和与会者的分工。

给与会者分派下次会议任务

在会议结束前公布行动方案。确保每一位与会者都清楚知道自己在下次会议时期望的结果，并记录下来。会后给与会者发封电子邮件，让他们明白自己需要为下次会议做哪些准备。

没有写下来的行动方案通常是不会完成的。

感谢所有参加会议的人并希望他们提供宝贵的意见

在会议结束时，向与会者表达感激，表示你尊重他们的时间，感谢他们牺牲时间前来参加会议。这对将来再次邀请他们参加会议大有裨益。

确保会议准时结束

如果你能分清会议议程的优先次序（先讨论最重要的议题），那么在会议即将结束时，议程上的议题也应该逐渐减少。

与那些开会总是超时的会议组织者相比，人们更愿意接受准时或提前结束会议的组织者的邀请。

分发会议记录

记录人负责记录会议的基本情况，并在会议结束后24小时内向所有与会者（趁记录人记忆犹新的时候）发送电子邮件，以便与会者确认或提出修改意见。

这么做将确保所有人对会议的结论意见统一，并清楚自己在下次会议中的责任。

其他观点和策略

询问“真的需要我去吗？”

去开会的时候，人们经常会感到疑惑：为什么让我去参加？看着你的“时间管理表”上曾参加过的会议，回答下列问题：

① 如果我不在会上发言，真的需要去参加会议吗？

② 我能派别人代替我去吗？

③ 我能否通过电子邮件发给他们需要讨论的资料？

④ 是否整场会议我都必须在场？

将会议安排在下午

请记住：会议的目的决定了开会的时间。如果可能，将会议安排在下午，除非它是一个“素食”会议。原因如下：

① 人们对下午的会议准备得更充分，可以利用午餐时间为下午的会议做准备。

② 上午开会时，由于脑子里想的是越积越多的工作，因此无法集中百分百的精力。这样将导致会议超时。将会议安排在下午举行，与会者可以在上午完成自己的“素食”工作，以便轻松地参加会议。

③ 上午开完会后，与会者的心绪很难马上恢复并转移到“素食”工作上。他们需要花些时间才能再次进入状态。而下午开会，“素食”工作已经完成了，他们不必为恢复心绪进入工作状态而头疼。

案例研究

市场部总是在星期一早上召开部门全体会议。这么做形成了惯例。有的时候开会确实有实质问题要解决，而有的时候并没有。

会议本该一小时结束，可实际上常常超时。终于有一天，一名员工提出了他们是否需要出席每个星期一早上会议的疑问。在她看来，星期一一早是一星期当中适合做重要工作的最佳时间，而星期一早上的会议却让她感觉：

• 是一次“自由讨论”，因为他们连一份会议议程都没有。

• 心不在焉，虽然人在会议室，可满脑子想的是桌上越积越多的工作。

• 容易造成拖沓。因为当会议结束时，她会一路说着话走到办公桌旁，打扰了其他同事的工作。

她问大家是否同意在有实质性问题的时候才开会，并将会议挪到星期五下午。届时人们能积极地关注会议。这样，大家在每周五都能将注意力集中到相同问题上，并且接到下周的“开拔令”，提高他们下周一快速进入状态的概率。

大家同意了。接下来的星期五，大家都表示：会议结果让他们吃惊。会议只用了规定的一半时间就开完了，而且完成了更多的内容。

不要把会议安排在同一天

规则：除非与会者有时间做准备，否则绝不要把会议安排在同一天。把会议安排在同一天容易造成会议超时，且完成的内容更少。可以将会议安排在第二天。

技巧：

在最糟糕的情况下，如果你不得不将会议安排在上午，那么将它们安排在靠近午餐前的时间段。不要刚一上班就安排会议，这样会降低所有人的工作效率。把会议安排在午餐前的时段，饥肠辘辘的人们更容易产生紧迫感并集中精力，会议就容易准时结束。

设法不在星期一安排会议

请记住：会议的目的决定了开会的时间。员工会议最好安排在星期五。这么做有利于回顾团队工作的进展情况，让所有人的注意力统一到相同的问题上，以便下周一能快速进入状态。

我很吃惊，安排星期一早上开会的高层管理者和首席执行官的数量如此之多。星期一是一周的黄金的时间，这么做无疑会影响团队或公司的效率。一周最宝贵的时间就这样被消磨掉，在剩下的四个工作日中员工的压力可想而知。

不要安排连续的会议

在安排会议前，看看每位与会者的日程安排表。如果他们在你的会议前已经有了一个会议，就让他们有足够的时间为你的会议做准备。请记住：连续的会议才是真正的效率杀手！

技巧：

想一想：如果你的会议排在后面，他们刚从一个两小时的会议出来后，还能有多少精力去参加你的会议？

其他的会议技巧

1. 会议开始前30分钟向与会者发出提醒。

2. 如果会议超时，向大家表示歉意。这样你下次开会时就不会再超时了。

3. 在电子日程上为会议结束后多空出30分钟时间，以便自己能吃点或喝点什么、去趟卫生间、报到和/或准时前往下个会议场所。

4. 在电脑中的工作计划上留出刚上班做第一件事或做“素食”工作的时间，这样他人就不会在这个时段邀请你开会。

5. 不要在下班前安排电话会议。

6. 当你安排电话会议时，一定要留意时差。

7. 如果可能，请使用PPT，这样能激发与会者的兴趣，把他们留在会场上。

快速技巧

√ 会议的类型决定了安排会议的时间。

√ 安排会议前要明确你开会的目的，并准备好会议议程。

√ 问问自己：“我真的需要开这个会吗？”

√ 安排会议前，计算开会的成本。

√ 询问自己是否真的需要到场以及需要在场的时间（比如整个会议）。

√ 看看是否可以派别人去参加会议。

√ 发一封“仅供参考”的电子邮件是否比去参加会议更有效？

√ 只邀请应该出席会议的人，并告知邀请他们参加的原因。

√ 要求与会者为会议议程提交建议。

√ 将会议目标写在活动挂图上并摆放在门边，这样与会者一进门就能看见。

√ 尽可能将会议安排在下午。

√ 不要早上一上班就安排会议。

√ 至少提前一天分发会议议程，让与会者有时间做准备。

√ 会议议程上的目标要清晰、明确。

√ 将会议的开始时间设定为正点后10分钟，持续时间控制在50分钟。这样，习惯迟到者将会准时到场。

√ 利用“素食”原则为议程安排优先次序。

√ 只关注议程上的议题。

√ 在活动挂图上写下与议程无关的观点或议题，以避免对会议失去控制。

√ 设定会议的开始和结束时间，并严格遵守。

√ 会议的主持人应该保持中立、不偏不倚。

√ 给与会者分工，并进行工作轮换。

√ 指派某人负责做会议记录、完成记录并分发给与会者。会议记录要在会后24小时内分发。

√ 制定基本规则，要求所有人遵守。

√ 不要把会议安排在同一天或安排连续的会议。

√ 不要把无关的工作带入会场。在门口调适你的手机铃声，以免影响开会。

第11章

管理电话和干扰

无疑，即便你认为自己足够机智，也不可能远离你必须面对的现实。

——弗兰克·梅德利科特（frank Medlicott）

干扰，是造成另一个活动停止或暂时停止的一种活动。事实上干扰的程度各有不同，既有有价值的干扰，也有只是“建立关系”的干扰。虽然干扰是我们工作的一部分，但是有时它确实能毁掉我们一天的工作。

干扰为何有如此巨大的杀伤力

1. 干扰可能会对你的工作效率产生轻微影响，也可能彻底打乱你的工作节奏。

2. 若连续遭受干扰，我们往往无法集中精力工作。

3. 干扰让我们很难长时间关注一项工作，导致我们不停地从一个工作转移到另一个工作。

让我们看看该怎么做。

当我们遭受干扰时……

• 我们停下手中的工作。

• 对干扰做出反应。

• 当干扰结束时，我们回到之前的工作中。然而，我们却常常发现自己不得不从头再来。

“时间管理表”有利于你实现干扰最小化。你已辨明干扰的种类以及干扰时间和方式。你已辨明了干扰的模式，看清了什么是干扰。现在是时候对干扰采取措施了。

技巧：

评价干扰。问问自己：“我真的必须马上处理这件事吗？”

评判干扰是否有价值的指标

• 干扰是否和我的目标、工作的优先次序或关键的项目有关？

• 干扰是否对于客户、同事或团队成员很重要？

• 干扰是否给我的团队领导或老板造成时限压力？

并非所有的干扰都是有害的。有些干扰是必需的。如果干扰符合上述条件，那么停下手中的工作处理干扰。如果干扰不符合上述条件，设法将它推迟到一个更适合的时间，以便你可以统一批量处理相同的干扰。你是否注意到，这些指标同分清工作优先次序的指标有相似之处？

让我们看看有哪些方法可以控制干扰：

① 每天集中时间统一处理干扰。集中精力处理干扰，可以使处理每个干扰的时间相应减少。

② 在一天中的某些时段如午餐前或下班前处理干扰。

③ 我经常告诉下属，如果他们想找我单独谈谈并希望不被打扰，且如果能在上午11点至下午1点之间找到我的话，我会专心致志地倾听，不会回复任何电话或电子邮件。这样我会给予他们要说的事情适当的关注，因为这对我很重要。他们的确这么做了，于是“路过式”打搅的次数大大减少。

设法控制周围的噪声

噪声是巨大的干扰。它是最容易让人分散注意力的一种方式，影响工作效率。人们是否喜欢聚集在你工位外面说话？在团队中制定一项约定，可以请他人（不必觉得不适合）降低音量或者请其去会议室或休息室说话。

大声喧哗、刺耳的扬声器和公共区域的噪声会让你分神。你是否礼貌却严厉地向产生噪声的公共犯规者表示不满？还是试图使用耳机挡住噪声？要捍卫“素食”时间！

案例研究

克里斯特尔工作兢兢业业。然而她有一个麻烦。她的工位刚好处于大家频繁穿梭的地带。于是，总有人聚集在她工位外面的过道上说话。此外，在克里斯特尔工位的隔壁有名女职员说话嗓门很大，还经常在上班时间谈论私事。

克里斯特尔该怎么办呢？她不想得罪自己的同事，但这种干扰又的确影响了她的工作。她向另一位朋友倾诉了自己的苦衷。朋友劝说她，或许这些同事并没有意识到办公室的噪声影响到了她。朋友说道：“为什么不分别和同事一起吃午餐，心平气和地告知对方你的情况呢？”

于是，克里斯特尔试了试，效果竟然不错。一些同事并不知道自己产生了噪声。还有一些同事，在听说这些噪声对克里斯特尔造成困扰后，表示以后尽力降低音量。他们都愿意为尊重对方做出更大的努力。

转动显示器或笔记本

或许不能移动工位的桌子，但你可以移动显示器。将显示器移动到合适的位置，不要让眼睛直冲着工位的门口。这个简单的方法能帮助你提高注意力。有时候，当你抬眼看看路过的人，同事会以为你发出暗示，于是停下来和你交谈。不要给他们停下来的理由。（不要抬头观望，你应该知道我的意思。）

办公室的座椅

办公室里的椅子原本是为谈事情而准备的，而现在，这些椅子成为同事去找你的“靶子”。不要给他们留下这种印象：“请进，别客气，请随意！”问问自己：“我在谈事情的时候有多少次用过这些椅子？”

技巧：

在座椅上放上一些文件（可以是你桌上的文件）。拜访者站一会儿就会感到累的。

案例研究

一家大型国防承包商的一个部门员工，听说把椅子搬出办公室的想法后，决定试一试。

椅子被搬出去后的第一个星期，他们就发现干扰次数直线下降。人们会问：“你们的椅子搬去哪儿了？”

舒适的环境会让干扰者更随意地说话。

有选择地使用门户开放政策

如果可能，在“素食”工作期间比如上午8~9点以及10~11点关上门。告诉他人，你在上午9~10点以及11点以后才有空接待他们。除非是你的老板或有价值的干扰才开门。如果你总是破例，那么自己会后悔的，以后没人重视或尊重你的要求。如果愿意，你可以整个下午都开着门。

我培养下属养成一个习惯。当他们不得不在“素食”时间找我时，在起身之前必须先写下他们的问题，并准备好告诉我他们想好的答案。这一招能有效地控制干扰的次数，有利于集中精力。（大多数时候，下属的想法是正确的。而这么做也提高了下属的自信心。）

技巧：

在制定这项新政策前，请务必同你的老板讨论，确保得到他或她的认可。

减少“飞车射杀”

如果你是管理者，那么你每天早上要设法至少三次走出办公室，在你的团队来找你之前主动去找他们。问问下属有什么问题或需要得到什么帮助。这么做将有助于提高你的可见度，降低“飞车射杀”的次数。你将变身为马戏团团长，更好地处理下属遇到的问题和干扰。

在工位外面挂个牌子

在门上挂个牌子，写上：

• 请勿打扰。

•“素食”工作时间（在工位外面钉一张西兰花的图片）。

• 今日日程安排（以便下属知道你将去哪以及你的“素食”时间是什么时候）。

• 项目工作时间（请将要求写在便签簿上）。

去别的地方工作

如果你没法关门，就设法找一间空的办公室或会议室。（只告诉极少数人你在哪。）

告诉他们

人们并不知道你有多忙。早上一上班就告诉同事你今天将会非常忙，直到11点30分以后才会有时间。在他人打扰你之前先行告知。

花时间训练办公室里最浪费时间的人。向他们讲解你新制定的“有限门户开放政策”，让他们不要在你忙碌的时候打扰你。你必须表现得非常坚决。

请记住：你必须采用一种友好、巧妙的方式，这样他人才不会对你产生戒心。不要让人觉得任何时间都可以找你。当出现干扰时，设法建议晚一些时间给他们答复，以便你可以在黄金时间处理他人的要求。请记住：你付出的应该是时间的质量而不是数量。

技巧：

问问干扰者：“我正在处理一项重要的项目，你能否稍等一会儿？”如果手中项目还需要多花些时间，设法安排一个更合适的时间去他或她的办公室主动拜访。

案例研究

斯坦从不用电脑安排自己一天的工作。因此，当人们看他的日程安排表时，认为他应该有空，于是他们安排了一个需要斯坦参加的会议。

要么斯坦去开会并完全打乱自己一天的工作，要么告诉对方自己因为要赶某个重要工作无法参加会议。他开始意识到，如果自己都不珍惜自己的时间，那么还有谁会珍惜呢？斯坦想明白了，如果他在开会时有重要的工作，而他的到场对会议又至关重要，那么他们就会安排另外一个合适的时间来开会。

如果你使用电脑安排日程……

每天下班前，将第二天的“素食”工作时间空出来，以便他人不会在此期间安排会议。你需要在电脑上安排会议，确保重要的工作得以顺利完成。

学会巧妙地干扰他人

成功人士知道什么时间干扰他人可以不为其觉察。最好的方法是等待时机，趁他们休息的时候巧妙地干扰他人。在真正尝试以前，先练习一下。

站起身

当人们走进你的办公室或工位时，第一种告诉对方你没有时间谈话的非语言信号就是站起身。设法不要倚着办公桌的一角，会让对方觉得你还有时间。如果他们并没有领会你的意思，你就走出办公室或工位。

推迟处理

向干扰者解释，你的确很想和他们交谈，然而自己正在做一个重要的工作。建议推迟到一个更合适的时间去交谈，比如上午11点30分以后或是休息、午餐时间。提议去他们的办公室或地点随他们选。你需要注意，既不要让他们觉得你太热情了，也不要让他们觉得感情上受到了伤害。给干扰者留下一个印象：你凡事以工作为重、非常职业化，而且尊重他们的感情。

不要延长干扰

不要插嘴或向干扰者讲述自己的类似经历。这样做将使你很难迅速摆脱干扰。谨慎地选择你想延长的干扰。

集体练功时间

许多团队都发现了一个问题：当他们看完“时间管理表”后发现，最大的干扰者竟然是自己。他们开始寻找让团队更高效的方法。

团队成员约定好，每天上午有两个时间段将噪音和干扰控制到最低。他们把这两个时间段称为“练功时间”。

他们挂起了一个标牌，上面写着：“安静——你正进入‘素食’时间！”人们或许觉得可笑，但这招真的管用！

技巧：

以团队的名义处理干扰。这么做，既可以保护团队中的其他成员，让他们可以完成更多的工作，又能让你有足够的时间完成工作。

案例研究

玛丽的工位是隔断式的。她和同事坐得非常近。每个人说的话她几乎都能听见。这让玛丽感到很沮丧。当她试图集中精力、埋头工作时，周围的同事们要么使用刺耳的扬声器或大声说话、聚集在她工位的外面交谈，要么就站起来说个故事或提个问题。在这种嘈杂的环境中，玛丽似乎什么也干不了。

然而玛丽并不想说什么，因为她不想让团队的其他成员讨厌她，不把她看成团队中的一分子。但最终，玛丽还是向老板提出了这个问题，并建议团队每天早上留出两个小时，在这段时间内所有人都压低音量、降低干扰。

老板在全体会议上提出了这个想法并表示支持。该办法一采用，所有人都惊异地发现自己完成了更多的工作。

授权他人解决干扰

你经常会发现，其实自己并不是回答或解决某个问题的最佳人选。抑制自己想成为“问题解决者”的冲动，不要试图解决他人的问题。尽快将他们引荐给更适合的人。让正确的人回答或解决他们的问题效率会更高。你需要巧妙地向他人解释这一切。

管理电话和语音信箱

做电话记录

管理电话的第一步是记录一周的来电。记下时间、来电者姓名、电话的类型和来电的时间。并从中寻找来电的模式。来电最少的时候，是做“素食”工作的黄金时间。如果每个呼出或打入的电话你都能缩短2~5分钟，你能想象到每天能节省出多少时间吗？至少1个小时以上。在评价电话记录时，问问自己以下4个问题：

① 哪些电话是绝对必需的？

② 哪些电话以后可以授权给他人？

③ 哪些电话纯属浪费或耽误时间？

④ 如何可以缩短每个电话的通话时间？

呼出电话

拿起电话前先计划好

拿起电话前先计划好说什么，这是节省通话时间最有效的方法。

技巧：

拿起电话前先问问自己：“为什么打这个电话？”“我打电话的目的是什么？”

拿起电话前，先列一张表，想象自己要完成的任务以及按照什么次序来向对方介绍（按照“素食”原则）。手边准备好必需的资料。你会给人们留下一个好印象：办事井井有条，不想浪费双方的时间。如果对方的电话有来电显示功能，他们会更愿意接听你的电话。

不经过思考就拿起电话和不带购物清单去超市一样。（你在每个货架边走来走去，加上由于饥饿你边吃边走，购物时间无疑会超出你预计的时间。回到家后你发现还有东西未买，于是又返回超市。）我就打过这样的电话，你呢？

案例研究

每当格雷格有什么想法或主意，他都会不假思索地拿起电话。

有时候格雷格甚至连对方的语音留言都没听完就匆匆回电话。结果，他总是遗漏了一些问题。于是，对方再次打电话过来询问更多的信息或提出更多的问题。

格雷格还发现，当他给别人打电话时，似乎对方总在留言状态。最终，一位朋友告诉他了其中的缘故。他告诉格雷格，自己的电话有来电显示功能。当发现是格雷格的号码，他就会让来电自动转入语音信箱。格雷格很是不解。朋友解释说：“当你给我打电话的时候，你总是一副心不在焉的样子，咱们的电话也似乎没完没了。我可没时间奉陪。希望这么说没有伤害到你，本来我不想说的，但你问起来了。”

于是，格雷格开始记录一周打出和呼入的电话。结果让他惊呆了，他发现过去浪费了大量自己和他人的时间。稍作计划后，他惊奇地发现自己原本可以节省出这么多的时间。

批量处理电话

每天空出时间集中回电话，特别是属于中、低级别的电话。比如，利用上午11点30分至午餐前这段时间回复电话。这是马戏团团长的一条原则——每次只做一件事，效率会更高。因为只做打电话这一件事，所以回复每个电话的时间会更短。

技巧：

由于人们都着急去吃饭或回家，在午餐和下班前打电话，效率更高、耗时更短。

分清电话的轻重缓急

根据来电与优先考虑的工作之间的关联程度，决定回电话的顺序。使用“素食”原则，判断先给谁回电话。这么做，你可以趁有时间的时候先回复所有重要的电话。如果时间不够了，那么等下一次再回复其他电话。

打电话时要专心

造成通话没完没了的第二大原因，就是精力不集中。要想清楚打电话的原因。拿起电话前，你要在脑海里估计一下说完所有重点内容需要多长时间。通话时要紧紧192每天节省2小时organizing for success围绕你需要讨论的话题。如果你发现说话内容跑题，用马戏团团长的身份让谈话回到正题上来。以下这些方法能够让你在不得罪对方的情况下迅速结束通话：

• 告诉对方有人走进你的办公室（比如你的老板）。

• 告诉对方你得去开个会。

• 告诉对方你还有个电话在线上或你还有个电话要打。

• 总结电话内容后说：“就是这些吗？”

• 告诉对方：“我知道你非常忙，因此我先挂电话了。”（个人推荐这种方法。）

拿起电话前先看一眼时间

拿起电话前先看一下时间。给自己定个目标，计划多长时间完成通话。边打电话边看时钟，确保自己心中有数。营造紧迫感有助于自己在计划的时间内完成通话。

电话预约

当你要找的人由于太忙暂时无法接听电话或者很难联系上，而你的确有事需要找他或她时，电话预约是一个不错的方法。立即询问他或她何时方便通话并将时间记下来。

确认对方也记下了预约的时间。让对方对你将来的电话能有所准备，使得通话更专注、有条理也更节省时间。

其他建议

• 预计通话时对方可能提出的问题。

• 设法找到联系对方最适合的时间。

• 如果你无法打电话联系到他们，不必不好意思，直接发传真或电子邮件。如果事情的确很重要而且到了不解决不行的地步时，就直接去办公室找他们。

• 如果对方提出要你留言，就请求语音留言，因为这样更准确、更详细。

• 如果你回电话请求对方提供资料且无须和对方交谈时，就设法选择对方不在的时间打电话。

• 在“总清单”上记录打电话的内容，以备将来之需。

打入的电话

设法筛选来电

成功人士会利用语音信箱或助理保护自己的“素食”时间，以便完成“素食”工作。如果你有助理，早上一上班就先将自己当天的日程告诉助理，让助理帮你筛选来电。遇到优先级别低的电话，助理会告诉对方你在开会或你的门关着，以及你可能回电话的时间。

如果你没有助理，语音信箱则更有效。在你“素食”工作期间将电话设置成语音信箱，当你思考完问题或工作后再检查留言。这么做你就成了马戏团团长，因为你能判断回电的优先次序。

你可以在了解呼叫者所需要的答案或信息后，给呼叫者回电话，甚至可以不必和呼叫者通话而把答案留在其语音信箱中。

如果你接听了电话，那么呼叫者将变成马戏团团长。因为你为了设法满足他的要求而丢下了自己手中正在做的工作。如果呼叫者的要求的确比你手中的工作更重要，你应该先停下来，记录自己进行到了哪一步再接听电话。

如果呼叫者的要求没有手中的工作重要，那么你可以将对方的要求记录在你的“总清单”上，当你完成“素食”后再给对方回电话。本书中将会详细讨论语音信箱的使用。当然，如果你的工作是客户服务或必须接听每一个电话，务必集中精力且尽可能在短时间完成通话。

让人们知道什么时间找你最合适

有些时候人们需要接听电话。让经常打电话给你的人，知道什么时间找你最合适（和最不合适）。告诉呼叫者，你的部门中还有谁可以帮助他们。

将电话委派给合适的人

有时候，他人比你更适合处理电话。因为这通电话对于他人的重要性大于你，或者他人掌握了必要的信息。要抑制自己充当取悦者的冲动。将合适人选的姓名和电话号码告诉呼叫者，或提议直接将呼叫者的电话转给合适的人接听。向呼叫者解释，如果由那位合适的人处理，呼叫者的电话或要求能得到更快的解决。

迅速判定来电的性质

判断来电和优先考虑的工作之间的关联程度。你是放下手中的活儿去接听呢，还是根据你的日程安排和来电的重要性找个更合适的时间回复对方？

问问呼叫者：“我能为你做点什么？”你要使对方直切主题，而不要让呼叫者不紧不慢地开始谈论天气。你要不停地向呼叫者提问直到能判断出来电的性质。

技巧：

促使呼叫者在拿起电话前先做计划（这是马戏团团长的另一招）。这将有助于集中呼叫者对通话的专注力，减少天马行空式的漫谈。

案例研究

杰姬一听见电话铃响就去接听。有些来电的确值得接听，而有些却不值得接听。即便是值得接听的电话，由于呼叫者事先未做准备，通话似乎总也完不了。杰姬不想让对方觉得自己不礼貌，但她的确有很多活儿要干。

杰姬开始思考该怎么办。如果她认为时间很宝贵并希望准时下班，就应该长话短说，让通话尽快结束。杰姬发现电话是她最大的干扰者。当她开始专心致志地打电话时，她发现每天可以节省出30~60分钟。

如何有效使用语音信箱

即使一天或一周不在办公室，许多人却从来不更换自己的语音留言。下列两种方法能帮助你提高职业素养：

① 一周更换一次语音留言，告诉呼叫者这是哪周和你的日程安排。

② 每天更换一次语音留言，告诉呼叫者当天的日期和你的日程安排。

更换语音留言的好处

• 显得更职业化。

• 促使呼叫者留下信息，以便你能帮助呼叫者。

• 留给呼叫者一个印象：语音信箱对你很重要，你会查看它。（这将减少他们按“0”转接总机并要求传呼你或转接团队中的其他人的可能性。）

你还可以向呼叫者提供以下四种选择：

• 如果呼叫者必须立即找到人通话，可以让他们联系别的人。

• 其他可以立即联系到你的电话号码或传呼号码。

• 呼叫者可以按“0”转接总机（以转接其他人）。

• 呼叫者可以在语音信箱中留言。

技巧：

变更语音留言表明你尊重呼叫者，如果呼叫者需要立即回复可以不必等你的回电。

案例研究

格洛丽亚讨厌电话。她会检查自己的语音留言并迅速给对方回复，但对方总是转接语音信箱。她想给对方一个“别出心裁”的留言。让格洛丽亚最得意的留言是：“猜猜我是谁，猜猜我的电话号码是多少，猜猜我想干什么？”

格洛丽亚开始意识到，“或许是我的问题。如果我语音信箱的问候语能够告诉呼叫者我真正想帮助他们，我可以不必和他们通话，而将他们需要的答案留在他们的语音信箱中。”因为最浪费时间的事情就是打电话，这么做的确可以节省时间。于是格洛丽亚开始每天变更语音留言，呼叫者也开始留下明确的语音留言，结果让格洛丽亚大吃一惊：她每天真的能节省出大量时间。

从语音信箱问候语中表示希望得到

• 呼叫者的姓名。

• 呼叫者的电话号码。

• 致电的性质或缘由。

• 如果呼叫者需要回复，你最合适在什么时间给他们回电。（这将增加当你回电时，对方在电话旁的概率，从而不必留言。）

如何做到节省时间：

① 不用猜测就可以知道对方的姓名。

② 不必查找对方的电话号码。

③ 不必直接通话，可以将呼叫者所需的答案留在其语音信箱中。

④ 让呼叫者告诉你何时回电，避免你给他们的语音信箱留言。

当你给他人的语音信箱留言时

如同要求对方在自己语音信箱留下详细的留言，你也要设法这么做。这就是我拿起电话前会先做计划的原因。在当今喧嚣的世界中，你应该估计到，给某人打电话时很可能会转接到语音信箱。打电话前先作计划，如果对方转接到语音信箱，简明扼要地留下自己的信息。告诉对方先前讨论过的所有细节，并设定一个请对方回复的最后期限。特别是在留自己的电话号码时，要说得慢一点，让对方有时间记下来。

技巧：

电话号码要重复一遍，在留言的开头说一遍，结束时再说一遍。这样，如果对方第一次没听清你的电话号码，可以不必重听整条留言。

如果可能，留言不要超过30秒。否则，对方可能只回复部分留言内容甚至根本不回复。

其他语音信箱技巧

1. 如果你回电时不需要直接和对方通话，只是留给对方所需要的信息，那么可以选择对方不在电话旁的时间打过去（这可以减少交谈的时间）。

2. 如果你需要对方提供信息却不想与其直接通话，可以建议他们发电子邮件给你。

3. 如果可能，在24小时内回复所有留言，即便时间已到了晚上且你知道对方不在电话旁（或许你可以解释一下，没能尽快回电话的原因）。

4. 如果你接到的是一个促销留言且并不感兴趣，那么给对方留言，礼貌地表明你不感兴趣或有兴趣的时候再联系对方（这将有助于减少以后此类语音留言，显得你更加职业化）。

快速技巧

√ 问问自己：“我真的必须马上处理这件事吗？”

√ 当你正在从事重要的任务或项目时，在工位或办公室外面挂上一张蔬菜的图片。

√ 当你在做“素食”工作或需要集中精力的时候关上门，并设法保持1个小时以上。

√ 如果你是一名管理者或领导者，就要设法每天至少三次走出办公室去看看下属。

√ 早上上班第一件事，先告诉你最大的干扰者这一天你会很忙，直到午餐时间才有可能和他们聚聚。

√ 找间会议室工作，并关上门，躲开干扰。

√ 在干扰别人前先问问：“你有空吗？”要求别人对你也这么做。

√ 在电脑上留出时间做重要的工作。

√ 如果你无法立即解决对方提出的问题或要求，提议自己在完成手中的工作后去拜访他们。这么做可以控制干扰。

√ 不要延长干扰。

√ 在下一次全体会议上提议设立集体练功时间。

√ 如果你不适合处理干扰，就将干扰转给其他人。

√ 留出时间统一呼出电话（批量处理）。

√ 打电话时遵循“素食”原则。

√ 拿起电话前先做计划。

√ 专心致志地打电话，确保谈话不跑题。一边打电话，一边看着时钟。

√ 必要时电话预约对方。

√“素食”工作期间筛选来电。

√ 让他人知道你什么时候有时间以及如何找你最合适。

√ 让呼叫者尽快进入主题。

√ 每天或每周更换语音信箱问候语。让呼叫者知道你的日程安排。

√ 给他人留言时要简短，15~30秒即可。

√ 留言时语速要慢。电话号码要重复一遍。

第12章

制定一个简单有效的归档系统

物应各有其所，亦应各在其所。

——格言

整洁的桌面能减少自我干扰；当桌面凌乱不堪时，我们就会分神。平均而言，我们每天有45分钟的时间都浪费在桌面和抽屉里翻找东西（文件）。工作场所的整洁程度越来越多地出现在职员的个人考评中。

技巧：

想象自己是一个自动点唱机。一台自动点唱机找到并取出一张CD，播放选中的歌曲，播完后再退回去，接着找下一首歌曲。

许多人担心如果看不见某个文件，就会把它忘到九霄云外。其实，如果你想提高自己对工作的专注力和注意力，就要设法每次在办公桌上只打开一份文件。这样，就不会有其他文件分散你的注意力。关键在于，每次在办公桌上只放一份文件将有助于提高你的注意力，使你在更短的时间内完成更多的任务或项目，降低出错率。

很多人把办公桌面当作自己的工作清单。事实上，几乎每沓文件上都有名字。请记住：除非发生以下两种情况，否则你应该把这些文件从办公桌上挪走：

① 使用“总清单”或日历，可以将每份需要完成的文件摆在面前。

② 你可以迅速从抽屉中找到文件。

一个例子

我儿子在蒙台梭利学校上学。如果他想玩别的玩具，就必须先把手中的玩具收起来放好，才能拿另一个玩具。我敢说这绝对是一种强迫式的做法！

每次桌上只放一件东西，这么做的目的是提高专注力和注意力。由于你对某个任务或项目投入了百分百的专注力和注意力，你就能更快地完成这个任务或项目，并减少出错率。

以下介绍一些简单的步骤，帮助你掌控好自己的办公桌。请按照顺序进行。

清空办公桌面

假设自己刚搬进这间办公室或工位。将桌面上的全部东西都清理到地板上。取出清洁剂，将办公桌上上下下、里里外外都仔细喷一遍。现在，按照你利用率的高低顺序，将东西重新摆放在桌面上。为了提高自己的专注力和注意力，我会按照以下顺序将物品重新摆放。

放回桌面的物品

• 电脑显示器、键盘和鼠标。

• 我的电话机（如果你习惯使用右手，把它放在桌面的左侧；如果习惯使用左手，把它放在桌面的右侧）。

• 我的台灯。

• 我的钢笔和笔筒。

• 我的计算器。

• 一个时钟。

• 一盆植物（如果已枯萎就算了）。

• 一个文件筐。

• 一本记事簿。

不要放回桌面的物品

• 个人照片（它们会让你分神）。

• 额外的文件筐。

• 糖果。

• 几摞纸和文件。

为了提高专注力和注意力，你必须问问自己：“有什么东西我可以不用？”清走所有乱七八糟的物品，淘汰老旧过时的东西。不要把你的照片放在随时可见的地方。如果有书橱的话，你可以把照片放在身后的书橱里或把它们放在工位的上方。

人们总问我：“为什么要把照片放在远离视线所及的地方呢？”答案是：如果把照片放在桌面上，最容易造成拖沓。我会盯着照片发呆。回想照片中的自己在风光无限的沙滩上或在宛如世外桃源的度假村。你明白我的意思吗？你必须消除一切杂念，专心致志地完成“素食”任务或项目。这样，你将更高效地完成工作。

把时钟放在醒目位置

在面前放个时钟，让自己有时间概念。这个时钟必须能让你集中注意力。在你的意识里，任务/活动需要多长时间做完和实际上花多长时间完成是两码事。我把时钟摆放在我的两个最大的干扰者——电话机和笔记本或显示器之间，以便我在打电话或在电脑上工作时能清楚知道自己花了多长时间。在每天的工作中，我的时钟发挥了以下作用：

① 电话铃响起，我看着时钟拿起电话，通话过程中目光不离开时钟。这么做有助于我专心而快速地完成通话。

② 我只在规定的时间段内检查并回复电子邮件，时间一到我就立刻关闭电子邮件继续做其他工作。

③ 当人们走进我的办公室时，我瞟一眼时钟。觉得时间差不多了，我会设法结束交谈以便重新回到工作。

④ 我留出一定的时间去做“素食”工作和灭火。

⑤ 我利用时钟在中午前完成大部分的工作。

⑥ 我利用时钟争取按时下班。

案例研究

琼的每一天都几乎过得一样，平淡无奇。琼每天都是上班、工作、回家。她常常问自己：“时间都哪儿去了？”

琼发现，无论是手表还是电脑上的时钟都没有帮助她遵守纪律——让她一整天集中精力。她需要一个能让自己集中注意力、足够大的时钟，好弄明白自己的时间都用在什么地方了。

现在，一有干扰出现，琼就看一眼时钟做到心中有数。过了大概5分钟，她再看一眼时钟并向对方婉言推脱。她很清楚，如果继续谈下去，自己按时下班的希望将会彻底破灭。现在，琼做事更加专注，不但对时间的掌控更加游刃有余，而且完成了更多的工作。

整理你的工具

• 清空办公桌。

• 仔细检查并减少钢笔、铅笔、回形针等物品的数量。难道你想开个文具店？只保留30天的用量就够了。

• 将抽屉分成不同的区域，比如文具、文件和个人物品。

• 扔掉那些莫名其妙地出现在你办公桌上的东西。

移走办公桌上过去和将来的文件

整理文件的第一步是清理抽屉。如果你想解决文件过量的问题，只管理“当前的”文件（在接下来一个月内需要处理的文件）。

技巧：

“当前的”文件最重要。像对待珍贵的不动产那样对待你的办公桌。只保留当前正在处理的文件。在办公桌的文件抽屉里，移走下列两种类型的文件，暂时将其放在地板上。

过去的文件

这些是已经完成或处理过的文件。这些文件唯一的用处是做将来参考之用。

将来的文件

如果你发现一份文件并对自己说，“将来我可能会用到它”或“有时间我再看看”。移走它，放在地板上。最终它可能会成为你的参考文件。

案例研究

布拉德感到很恼火。他需要用鞋拔子才能把文件塞到办公桌抽屉中。于是，他给上司发了一封电子邮件，问道：“是否可以再订购一个文件柜？我的抽屉全塞满了。”

上司让布拉德仔细检查自己的抽屉，确认是否所有文件都真的需要保留。如果不是，布拉德应该把用不着的文件存入参考文件或直接扔掉。

布拉德勉强听从了上司的建议。他想：“这不是浪费时间吗？”他开始仔细查看每份文件。如果某份文件已经完成了或暂时用不着，他就把这份文件放在地板上（紧挨着地板上其他的文件）。

全部检查完后，他发现自己的两个抽屉腾空了一半以上的空间。文件过量的问题竟然得到了解决。或许布拉德无法让抽屉保管所有过去、当前和将来的文件，但他可以管理好当前的文件。

如何整理工作文件

按照字母或时间先后顺序，整理办公桌抽屉里的工作文件。通常，这些文件应该放在伸手可及的地方，比如在抽屉里或离你非常近的地方。请记住：让你的系统简单一些。以下介绍一些建议，帮助你成功地建立工作文件整理系统。

整理工作文件的建议

• 唾手可得的信息：电话簿、地址和常用的信息。

• 当前的项目：按照不同的项目分别归整文件。

• 日常工作：每天、每周或每月都需要处理的工作。

• 客户或潜在客户。

• 需要研究的问题或议题。

划分大类，限制分类数量

如果你将文件类别分得太细，就无法快速找到某个文件。设法将分类数量控制在7~10个。

案例研究

卡伦是一家大公司首席执行官的助理。所有人都非常欣赏她的组织能力。她的办公桌上总是干干净净，看上去做事井井有条。

然而，卡伦有一个不为人知的秘密。她管理的文件超过30种，要迅速查找某个文件非常麻烦。她经常复制两份复印件并放进不同类别的文件夹中。她觉得自己必须简化系统。

卡伦逐一写下各个文件类别的名称，并寻找其中的共性。经过第一轮合并后，她将文件类别减少到15个；第二轮，减少到10个。现在这个简单的文件系统让她很满意，她能够在紧急情况下更快地找到文件。

起个让你容易查找的文件名

当你为文件起名字时，想一想，将来把文件放到什么地方能迅速找到它。让文件名看上去好玩、有趣。

文件夹里不要装得太满

文件夹里的纸张太多会降低你的查找速度，因为第一遍很可能找不到你想要的文件。每周清理一次文件夹，如果有必要就用新的文件夹。

诚实面对自己的需要

你最后一次查看这份文件是在什么时候？这份文件过时了吗？你必须实事求是地管理这些文件。如果这周你没查看这份文件，那么下周你查看的概率有多大？太多的文件只能降低你的查找速度。

技巧：

每星期五，仔细检查自己的文件，看看是否有复印重的或已完成的文件。扔掉多余的文件，将有用的文件存入参考文件，以留出空间为下周做准备。

如何确定文件种类

取出一张纸。看看桌面上和抽屉里的每份文件，写下每份文件的主题。当你写完后，看看能否将这些主题划分为7~10种。

案例研究

拉尔夫在文件归档方面总是拖拖拉拉。他总是说：“我会找个星期天来办公室把所有的文件都归档。”然而，似乎每个星期天他都有事。终于有一天，他意识到：“或许我每天少做一点，就能做完了。”他发现自己对归档文件的厌恶程度并不亚于去看牙医。

第二天，拉尔夫将所有文件分成小一点的几摞，使得每摞看上去不是那么棘手。他每天在下班前安排出30分钟归档一摞文件。他发现，每整理完一摞文件后，就感觉对工作的掌控多了一点，并开始希望第二天再多做一点。当先前的文件归档，再归档过去的文件，最后是将来的文件。从此他的办公桌上再也没有堆得像小山似的文件。拉尔夫后悔自己当初没早点想到这么做！

将纸张和文件夹分成5~10摞

我们之所以会迟迟不归档文件，原因之一是文件堆很庞大 , 让我们很有压力。把文件堆变小一点，告诉自己每天下班前归档其中一部分。如果文件很多，可以分成十几堆。如果你已经很长时间没有归档文件，那么上哪儿再找一周的时间去做呢？

在我职业生涯当中，曾经有一年甚至更久没有归档文件。我陷入了绝望。于是，我将文件分成30摞。每天下班前我整理一摞。一个月后就全部整理完了。自从我整理完最后一摞文件的那一天起，我再也没有让桌面上的文件堆积如山。

取出垃圾桶，让它来帮忙

将垃圾桶放在脚边，随时等候你的调遣。

购买彩色文件夹

让不同的工作文件有不同的颜色。根据颜色的不同，你可以迅速找到某类文件。最简便的归档方法是使用视觉辅助措施，比如五彩斑斓的文件夹。眼睛能更快地捕捉不同的颜色。

准备一箱马尼拉文件夹和一支粗线笔

你要组建一个微型装配线。每当你拿起一张纸并想装进一个新的马尼拉文件夹，到箱子里取出一个。接着用粗线笔在文件夹的上面写下文件名，并放入办公桌的文件抽屉中。

纸张只处理一次

一旦你接触到文件堆里的某份文件或某张纸，就不能再把它放回原来的地方。它必须去以下5个地方：

• 垃圾桶。

• 成为将来文件。

• 成为过去文件。

• 成为当前文件。

• 发往外部（签阅或委派给其他人处理）。

该份文件或纸张不能放回办公桌上。（很多时候，我们的文件堆没有减少的原因就是，这张纸又被放进了桌面上另一堆文件里。）以上5种选择扫除了问题，让新的文件堆无法形成。

技巧：

当你第一次看见某份文件，在顶端写下它应该归为哪类。这么做有助于你节省日后再次评价它的时间。下次当你拿起这份文件，马上就知道该归为哪类。

案例研究

玛丽亚总是一心想做好事情。她定期归档。但有一天，她发觉桌面上的文件还有很多堆，并没有减少，于是她对自己说：“我必须搞定它们！”

一天，玛丽亚拿起一堆文件开始分类。拿起第一份文件时她想：“该把它归为哪类呢？”她又把它放下了并说道：“新文件。”下一份文件也是如此。等到她看着第三份文件，心想“我不知道该把你归为哪类”，于是再次放下了。第四份文件的命运也是如此。这样的动作一直持续下去，她发觉桌面上多出了许多堆文件。

于是，玛丽亚再次把这些文件放一起挪到桌上另一个地方。她看出了问题所在。这些文件只是在桌面上转了一圈并没有真正离开。她暗下决心。从现在开始，只要她拿起某张纸或某份文件，就不能再放回原来的地方，而必须归入前面说到的5个地方之一。从此这样的问题再也没有发生。

停用便利贴

你会发现这些便利贴只能增加混乱。在便利贴上找信息一点都不节省时间。把记录集中写在“总清单”上。

说明：要戒掉自己写便利贴的习惯必须慢慢来，不能操之过急。

把将来的和过去的文件都归入参考文件

这一步的优先级别最低，因此最后做。把将来的和过去的文件并入参考文件中。这些文件统一存放在你办公室或工位角落里一个高高的四屉文件柜里。一般来说，过去的文件会占三个抽屉，而将来的文件占一个抽屉。

每天归档一部分，以免失控

每当你启动一个新项目，就马上生成一个文档。不要坐等文件堆积如山。

技巧：

养成随时归档或每天下班前归档的习惯，每星期五下午完成一周的归档工作。

每天下班前清理桌面

把那些文件统统处理掉！明天将是崭新的一天。你的桌面上只放你的“总清单”和“日清单”。这么做的好处如下：

• 你可以随时准备战斗。第二天上班后你能够快速进入状态。（如果第二天你来上班，发现桌面上如同飓风扫过、一片狼藉，将很难快速进入状态。）

• 你感觉更有控制力。

• 你将更专心。

• 机密或敏感文件将得到妥善保管。

• 如果遇到火灾后喷水装置打开，你的文件可以免遭水淋。

快速技巧

√ 保持桌面整洁。一般人每天浪费45分钟时间寻找文件和便利贴。

√ 办公桌上每次只放一份文件。必须先处理完一份文件后再取出新的文件。

√ 不要把桌面当作你的工作清单。

√ 把桌面上所有的东西都挪走，假装你第一天上班刚搬进来，只在桌上摆放你最常用的物品。

√ 桌上放一个足够醒目的时钟，以便你清楚地知道自己花了多长时间。

√ 先集中精力整理当前的文件。整理完毕后再考虑将来的文件和过去的文件。

√ 将文件类别限制在10种以内，否则你将无法快速找到文件。

√ 文件名的长度不要超过3个字，并以大写字母表示，让文件易于查找。每个文件夹不要装得太满。

√ 使用彩色文件夹，让文件的种类一目了然。

√ 用粗线笔写上文件名。

√ 当你第一次处理某份文件时，在上端注明该文件所属的文件类别。别再使用便利贴记录要做的事，统一写在“总清单”上。

√ 把将来的文件和过去的文件存入你的办公室或工位角落里高高的四屉文件柜中。每天下班前归档一部分，以免失控。

√ 下班前清理桌面，以便第二天一早快速进入工作状态。

第13章

每天节省2小时

时光一去不复返。我们有的，且无一例外地只有那些时间而已。没有什么目标应该等到下周甚至是明天去完成。日复一日不断向前。要专心做有价值的事情。要下定决心完成工作，不计任何代价。

——阿诺德·本涅特（arnold Bennett）

你想每天节省2小时吗？不知道我的话是否能够引起你的注意？2个小时相当于120分钟。当你设法一天省出2个小时，你必须清楚它们绝不是从一个地方省出来的时间。你在这儿浪费了15分钟（试图找什么东西），在哪儿浪费了30分钟（处理某个干扰）。你明白我的意思。我之所以把本章放在本书的最后，是因为你读过前面的章节之后，将更清楚、更准确地知道自己每天把时间浪费在了什么地方。本章的目的，旨在检查“时间管理表”并利用前面讨论过的策略，帮你找出提高每天工作效率的方法。

减法法则

如果你现在每天是下午7点下班，希望自己能在下午5点按时下班，你必须想办法取消2小时的活动。你不可能从一个活动中省出2个小时，而应该是这儿省5分钟，那儿省10分钟。所有加起来，你会发现总共能省出2个小时。上午是开始节省时间的绝佳时段。你必须仔细检查每天的时间是怎么度过的，以便找出减少用时的办法。

一开始我很难做到这一点，因为我当时已经很成功。然而，一个现实的问题摆在面前，“你是想每天加班到晚上7点呢，还是按时回家享受自己的私人生活？”

我人生最重要的使命是看着我的两个孩子长大。这让我不得不做出一些艰难的选择。我必须更加珍惜自己工作的时间，必须想办法让自己做事更有条理、更有效地掌控每天工作的主动权；否则，我不可能按时下班。这更容易让我每天产生一种紧迫感。

如果你在潜意识里告诉自己，如果5点干不完工作就得7点下班 , 你会产生紧迫感吗？答案是你不会。每当星期五在回顾自己一星期的工作时，我都会想办法改进下一星期的工作。于是，周而复始，我在工作上花的时间逐渐减少，而完成的工作逐渐增多。一年之后，我的生活发生了翻天覆地的变化。关键在于，你必须愿意接受改变并寻找机会节省时间。

你可以使用以下这些工具：

• 你的“时间管理表”。

• 你的“总清单”和“日清单”。

• 干扰和计划外事件/工作。

当你看着管理表或清单上的活动时，问问自己以下两个问题：

① 我在做这个任务或活动时，是否充分利用了时间？

② 我是否在正确的时间做了正确的事情？

当你回顾时间管理表时

我希望你现在已从http://www.kztraining.com/timekeep- ingjournal/ 上下载了“时间管理表”，并做了记录。如果是这样，回顾所记录的内容，你将获取大量的知识。问问自己：

• 哪些活动可以取消？（它们是否纯属浪费时间？）

• 哪些活动可以减少用时？

• 哪些活动可以授权给别人？

• 哪些活动可以和其他类似活动一起举行？

诚实地看待你的记录，并想办法在将来做这些活动时减少用时。

如何利用你在前面两章中学到的组织技能，更有效地规划你的任务和项目以节省时间？请记住：通常最能快速奏效的时间段是上午。

技巧：

大多数人应该仔细检查上午的工作安排。如果你是一个喜欢起早的晨型人，那么上午就是你能够追求生产力最大化的时间段。如果你不喜欢起早，看看如何能在下午做到生产力最大化。

你如何能有效地安排一天，做到一上班就能快速进入状态、养成更多良好的习惯、在上午完成更多的工作？并是否可以将部分活动移到前一天的下午去做？

案例研究

蒂姆常常认为自己在管理时间方面堪称行家。他看上去一天到晚都在马不停蹄地工作。他暗自思忖：“我不可能再省出两个小时甚至更多的时间了。”

然而，当蒂姆记录了自己一星期的时间安排之后，惊奇地发现自己每天受到的干扰特别多。下班前，他汇总自己完成的工作量，发现自己的确算得上是一个开工的巨人、完工的矮子。于是，他明白了，这就是自己会越来越跟不上进度的原因。

当蒂姆看着清单上的工作，觉得自己应该可以在这儿省5分钟那儿省10分钟。因此自己每天总共能省下不止2个小时，当然不是在同一个地方。

活动

看着你在本书一开头填写的“时间管理表”并回答下列问题：

① 哪些活动可以取消？

② 哪些活动可以减少用时？

③ 哪些活动可以授权给别人？

④ 哪些活动可以和其他类似活动一起批量处理？

⑤ 如何能在上午完成更多的工作？

准备和你的团队和/或课堂上的其他人一起分享你的答案。

快速技巧

√ 时光一去不复返，你必须充分利用眼前的时光。

如果你想每天按时下班，就要想办法取消不必要的活动。

√ 仔细检查手中的工作，设法节省时间。

√ 你手中有哪些工作可以授权给他人？

√ 设法批量处理活动，以免你每天不停地从一个活动转移到另一个活动。每天空出一定的时间统一处理某类工作。

√ 设法每天空出时间做“素食”工作。

√ 设法一上班快速开始“素食”工作。

√ 当你开始做某项任务或项目时，问问自己：“我是否充分利用了时间？”确保自己是在正确的时间做正确的事。

√ 在前一天晚上就要做好时间规划，而不是一上班才做规划。

√ 争取在午餐前完成两个“素食”工作。

√ 工作时严守纪律。不要一上班就做“建立关系”之类的事情。

第14章

识别和管理拖沓

决定什么事情可以做、什么事情应该做，并寻找方法。

——亚伯拉罕·林肯（abraham Lincoln）

拖沓，是一种将活动推延到另外一天或另一个时间去做的习惯。我们每个人都或多或少有这样或那样拖沓的情况。事实上，我第一次的个人考评上在“拖沓”一栏中，写着“在平均水平以上”。作为一个在拖沓上表现“异常出色”的人，我将和你一起分享我控制拖沓的策略。

首先要识别……

1. 我们什么时候以及为什么会拖沓？

2. 我们最喜欢的替换活动有哪些？

3. 我们可以采取哪些措施管理和克服拖沓？

导致拖沓的主要原因

• 工作令人讨厌。

• 工作很棘手。

• 我的压力太大了（工作太多以至于无法完成）。

• 持续遭受大量干扰。

• 工作没有条理或缺乏足够信息。

• 我没有明确或书面的目标。

• 我没心情。

• 我不认为这个工作有多么重要。

• 我现在没时间。

• 还有一段时间才到期。

活动

回答下列问题：

① 你经常推延哪些事？

② 你现在正推延哪些事？

③ 你怎么知道自己出现拖沓现象？

④ 你是否有一系列喜欢的替换活动？

⑤ 如果不做那件必须完成的工作，你会选择哪些工作？

说明：如果你符合上述两种或两种以上情形，就说明你在推延某个重要的任务或项目。

如何管理拖沓

如果下列建议能得到正确实施，将有助于你“巧妙”摆脱拖沓，要尽快付诸行动。

设定截止日期

如果你接到的任务或项目没有截止日期，一定要问清楚。设法得到尽可能具体的截止日期。如果你实在得不到，设法自己设定或估计一个。当我们制订了一个清晰且详细的行动计划后，就能更容易分清工作的优先次序并快速启动。你要这么算账：“既然我在这件事上要花这么多时间，我最好还是赶紧开始。”这都是因为你正在全身心投入地工作。

每天一上班先做最重要的工作

每天克服拖沓最快速的方法，就是一上班先做一件这样的工作——让你在第一时间完成后感觉信心和积极性倍增的工作。然而，这样的任务或项目却往往被你推延到下午甚至下班前才去做。这就是在第3章谈到的“素食原则”。在你精力最旺盛的时候，而不是在你精力不足的时候（下班前）处理重要工作。

除此之外，你能否在中午12点前完成更多的工作以减轻下午的压力？如果上午某个棘手和/或令人讨厌的工作还没有做，那么把这个工作推延到明天做的概率就很大。

技巧：

1. 确保你所设定的截止日期是切实可行且可实现的。

2. 在你最富裕的时间段做棘手或令人讨厌的工作。它们将在更短的时间内被搞定。

只处理一次

你是否曾注意到自己办公桌上有多少堆文件，邮箱里有多少封电子邮件？当你第一次接到某份文件后，在它的顶端注明所属的文件类别或记录到你的“总清单”中并归档。当你收到某份电子邮件后，对其采取行动，保存或删除。别让工作越积越多。如果可能，停止重复性活动。你经常能从“时间管理表”上发现每天在重复做事情。

分解工作

人们倾向于先做那些看上去不太费时的工作。克服拖沓的第一种方法就是将大的工作分解成大约20~30分钟能完成的小份工作。在当今忙碌的工作环境中，抽出20~30分钟时间比抽出1个小时要更容易些。

完成小份工作，有助于你树立完成全部工作的信心。

请记住：如果某项任务看上去简单、不费事，人性会驱使你先选择它来做。

案例研究

琼想把一间屋子重新粉刷一遍。我问她：“你能不能一个晚上只刷一面墙？”她回答道：“当然可以。一个晚上刷一面墙，任何人都能做到。”我说：“好的，明天我给你打电话看看你干得怎么样。”

第二天，当我打电话给琼时，听到她说：“让我告诉你都发生了什么。下班的路上塔吉特叫住了我，并给了我雪儿新出的CD。回家后我边听CD边干活儿。刷完了一面墙后我对自己说，‘为什么不接着干呢？CD还没听完呢。’ 于是我就接着刷另外一面。”

我说：“我才不信呢！”琼说：“就是这样，一晚上我刷完了整间屋子。我干吗要夸大其词？”

技巧：

通过“低许诺、高回报”来解决工作拖沓的问题。我告诉自己：“这件任务或项目我只需要做15分钟。”而且没人干扰，我可以接着做。接着，我开始对其产生了兴趣并取得了一些成绩。最后当我抬眼看时钟，发现竟然已经连续工作了两个小时。从小事做起，总比迟迟不开工要强。

减少干扰

干扰让我们完成工作的愿望化为泡影。“我本来可以把它做完的，但每隔5分钟就有个电话进来。”我们说的不是有价值的干扰，而是要减少不必要干扰的数量。如前所述，如果我们受到干扰，常常需要花几小时甚至几天，才能重新将注意力集中到手中的工作上去。如果我连续被干扰4~5次，我就会对工作失去专注力。大脑会提醒我：“你需要休息一下。”这就是之所以我设法每天空出一定的时间做“素食”的原因。

技巧：

只有减少干扰，才能更专心、更高效地完成任务。可以同对方协商一个更合适的时间去做，或把电话设成语音信箱，推延干扰的发生，以便完成正在处理的工作。

让他人知道最后期限

你的朋友和/或同事将让你对规定的最后期限负责。特别是当他们不停地提醒你目标和最后期限时，能产生催人奋进的激励效果。

给自己打气

棘手和令人讨厌的工作，会让人感觉做起来很难。必须相信自己能够战胜它们。我们常常还没动工之前，就夸大工作的棘手和令人厌恶的程度。要设法充当自己的拉拉队长。

找出导致你无法开工或完成工作的“原因”，并把它们一个一个消灭掉。告诉自己，开始工作并只需做20~30分钟。一心想着奖励。下一次当你抬眼看时间会惊奇地发现，自己已工作了1个小时！

提问并获取更多的信息和/或答案

拿起电话或站起身去获取必要的信息或答案，以搬开你前进路上的绊脚石。如果是紧急关头，千万不要坐等。一条看似微不足道的信息或一个看似简单的答案，常常会让我们摆脱停滞的工作状态、让工作重新运转。不要让缺乏足够信息成为你推延工作的借口。

设置一个奖励

在你开始做棘手、令人讨厌的工作前，想想完成工作后如何奖励自己。一套新衣服、去高档餐厅吃一顿、一次梦寐以求的休假旅行或者你真正想做的事情。把这个“胡萝卜”放在自己面前，让自己明白完成工作后会有什么奖励。

人们总是谈论提高个人的生活质量。为什么不开始设置一些小奖励，提高自己的生活质量呢？当然，你也可以满怀希望地等到年末！

快速技巧

√ 设法搞清楚工作拖沓的时间和原因。

√ 辨明你上班和在家时喜欢做什么事、不喜欢做什么事。

√ 如果某个任务或项目貌似太困难或规模巨大，就通过头脑风暴寻找方法，把它分解成容易操作的、更小的工作。

√ 如果你无法判断该从哪个任务或项目着手，问问领导。

√ 躲避太多的、连续的干扰，否则将失去专注力。

√ 如果不清楚某项任务该如何做，问问别人。不要等着自己慢慢做。

√ 设法在脑海中想象项目的最终结果，并逆向思考。

√ 如果对某个任务或项目不感兴趣，看看能否把它转给其他人做。

√ 不要想着留出大块的时间去做某些任务或项目，这样你可能永远也开始不了。

√ 即便某个项目一时半会儿不会到期，也要立即开始启动，以免自己到最后一刻才火急火燎地开始进行。

√ 如果领导没有给你设定具体的开始日期，向领导询问。

√ 空出时间、减少干扰的次数以便完成重要的项目。

√ 如果你身处一个人们频繁穿梭的地带，而你又必须集中精力做某件事，找个会议室之类的地方工作。

√ 让他人知道最后期限的事情，他们就不会打搅你工作。

√ 给自己打气。

√ 设置一个奖励，有助于完成那些你通常会推延的工作。（奖励的大小应该和任务或项目的困难程度成正比。）

附件

时间管理行动计划

说出本书中讨论过的三种时间管理策略，当你回去继续工作时可以立即实施：

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说出你打算在接下来七天内准备实施的一种策略：

1. 掌控自己每天的时间安排

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2. 项目管理

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3. 规划

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4. 管理工作的优先次序

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5. 节省更多时间

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6. 掌控办公桌的主动权

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7. 应对干扰

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8. 管理、控制和写电子邮件

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9. 管理电话，使用语音信箱

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10. 授权

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11. 规划会议

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12. 管理拖沓

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